At-Large Meetings - Saturday, 02 November 2019

08:30-10:15

ALAC Room, 510

At-Large Leadership Session: Welcome to ICANN66, At-Large Talking Points and Policy Platform

Zoom: https://icann.zoom.us/my/yul66.510

Agenda: 

1. Welcome to all current, continuing and incoming At-Large Leaders. Introductions of incoming At-Large Leaders (08:30-08:45)
2. Overview and Main Aims of At-Large at ICANN66 - Maureen Hilyard (08:45-09:00) -
3. Review of Assignments of At-Large Talking Points - Jonathan Zuck 09:00-09:30)
4. At-Large Policy Platform - Jonathan Zuck and Joanna Kulesza (09:30-10:15) See: presentation and video

Moderator: Maureen Hilyard

Lead: HU

Notes: SV

RP: YN

10:30-12:00

ALAC Room, 510

At-Large Policy Issue: SubPro; Finance FY21 & ICANN Legitimacy Study

Zoom: https://icann.zoom.us/my/yul66.510

Agenda:

1. Discussion of Subsequent Procedures (SubPro) including a continuation of ICANN65 discussion and next steps/logistical planning with Justine Chew,  Jonathan Zuck, and Karen Lentz, Director, Operations & Policy Research
   Global Domains Division (10:30-11:15) Presentation: SubPro-Assumptions-ALAC-2nov19.pdf
2. Discussion of FY21 Issues including highlights of the FY21 budget process and the Additional Budget Request process with Xavier Calvez, Chief Financial Officer and Senior Vice President;  Becky Nash, VP, Finance; and Shani Quidwai, Director Financial Planning and Analysis (11:15 - 11:45) Presentation: Finance Presentation_SOAC_Finance Update
3. Feedback on the ICANN Legitimacy Study with Jan Aart Scholte Subject Chair, School of Global Studies, University of Gothenburg and Principal Investigator, ICANN Legitimacy Project
   and Hortense Jongen, Postdoctoral Researcher, ICANN Legitimacy Project, University of Gothenburg (11:45-12:00)

Moderators:

Justine and Jonathan (SubPro); 

Maureen (Finance and ICANN Legitimacy)

Lead: HU

Notes: EE

RP: MDS

13:30-15:00

ALAC Room, 510

Elevating Engagement in a Multi-Stakeholder Environment

Zoom: https://icann.zoom.us/my/yul66.510

Agenda:

1. Welcome and Introduction to the 

   ALAC Sub-Committee on Outreach and Engagement session - Daniel Nanghaka (13:30-13:40) - Presentation

2. Updates on IGF, IG and EG IG Activities with Mandy Carver, VP for Government Engagement - Global Coordination; 
   Nigel Hickson, VP, IGO Engagement - Presentation; and Adam Peake, Civil Society Engagement Sr. Manager; and At-Large Activities at the IGF (13:40-14:00)
3. Introduction to At-Large Fellows Mentor and Role  with Siranush Vardanyan, Fellowship Program Manager; and Sarah Kiden (Fellows if time permitting) (14:00-14:15)
4. Update on Capacity Building especially with reference to Engagement steps taken to build engagement with reference to ATLAS III - Joanna Kulesza (14:15-14:35)
5. UA Update by Dr Ajay Data, UASG Chair and Dennis Tan Tanaka, UASG Vice Chair (14:35-15:00) - Presentation

Moderator: Daniel Nanghaka

Lead: HU

Notes: EE

RP: YN

15:15-16:45

ALAC Room, 510

Joint ALAC-GAC-NPOC Communications Development 

Zoom: https://icann.zoom.us/my/yul66.510

Agenda:

1. Introduction and aims of the session with a introduction to the ATLAS III goals and the 2017 Joint GAC/ALAC Statement on enabling inclusive, informed and meaningful participation at ICANN (Maureen Hilyard) 15:15-15:20)
2. Brief updates on the ALAC/GAC and NPOC activities in terms of getting simple messages to their communities (15:20-15:35)
   1. ALAC  (Joanna Kulezsa) - podcast series,  short videos, the At-Large Policy Platform and ICANN Meeting Policy Talking Points
   2. GAC (Pua Hunter) -
   3. NPOC  (Joan Kerr) - 
3. Initial Comments by Sally Costerton, Sr Advisor to President & SVP, Global Stakeholder Engagement
   and Sally Newell Cohen, SVP, Global Communications, including brief ITI/ITP presentation. (15:35-15:45)
4. Interactive brainstorming session – members of the three groups asked to prioritise ideas for development related to their policy communication needs. (15:45-16:00)
5. Feedback from brainstorming sessions and comments (16:00-16:10)
6. Comments from Sally Newell Cohen; Sally Costerton and Betsy Andrews Public Responsibility Program Specialist (5 mins each) (16:10-16:25)
7. Presentation of the Information Transparency Initiative (ITI) with Jana Juginovic, Senior Director, Communications and Content
   and Mark Segall, Director, Communication Collaboration Solutions Delivery (16:25-16:40)
8. Next steps toward an Implementation Plan  - Maureen Hilyard (16:40-16:43)
9. Wrap Up and Thanks  - Maureen Hilyard (16:43-16:45)

Moderators: Maureen Hilyard - ALAC Chair; GAC Representative; and Joan Kerr, NPOC Chair

Lead: HU

Notes: SV

RP: EE

Invitations to:

Joan and the NPOC Team.

Pua and the GAC team (whoever is available and  interested)

17:00-18:30

ALAC Room, 510

At-Large Regional Leaders Meeting

Zoom: https://icann.zoom.us/my/yul66.510

Agenda:

1. Welcome and Introduction to Current and Incoming RALO Leaders – Eduardo Diaz, Chair of NARALO (17:00-17:05)
2. Tour de Table from the RALO Leaders and GSE Regional Vice Presidents– RALO Chairs and GSE RVPs (17:05-17:30)
3. Update on Transbot (LACRALO’s mailing list translation tool) and other issues -Mark Segall, Director, Community Collaboration Solutions Delivery(17:30-17:45) - Presentation 
4. At-Large Policy Platform – Next Steps for the RALOs -  Joanna Kulesza and Jonathan Zuck, ALAC (17:45-18:00)
5. Updates on RALO Newsletters (NARALO, APRALO and AFRALO) and Possibility of Quarterly Cross-RALO Newsletter- RALO Chairs and Maureen Hilyard (18:00-18:10)
6. Post-ATLAS III Activities – an initial view - Eduardo Diaz and Maureen Hilyard (18:10-18:20)
7. RALO General Assembly Schedule – Heidi Ullrich, At-Large Staff (18:20-18:25)
8. Closing Announcement – Eduardo Diaz (18:25-18:30)

Moderator: Eduardo Diaz, NARALO Chair

Lead: SV

Notes: HU

RP: MDS

GSE RVPs to be invited

18:30-20:00

Meeting 720

08 h 30 à 10 h 15

Salle de réunion ALAC, 510

Séance de travail des dirigeants d’At-Large : bienvenue à l’ICANN66, plateforme consacrée aux politiques et éléments de discussion At-Large

Zoom : https://icann.zoom.us/my/yul66.510

Ordre du jour : 

1.     Bienvenue à tous les dirigeants At-Large actuels et nouveaux Présentation des dirigeants At-Large entrants (8 h 30 - 8 h 45)

2.     Aperçu et objectifs principaux de l’At-Large à l’ICANN66 - Maureen Hilyard (08 h 45-09 h 00)

3.     Examen des affectations des éléments de discussions de l’At-Large – Jonathan Zuck (09 h 00-09 h 30)

4.     Plateforme consacrée aux politiques de l’At-Large - Jonathan Zuck et Joanna Kulesza (09 h 30-10 h 15)

Modérateur : Maureen Hilyard

Coordination : HU

Notes : SV

RP : YN

08 h 30 à 18 h 30

Réunion de l’équipe responsable de l’EPDP 

10 h 30 à 12 h 00

Salle de réunion ALAC, 510

Questions de politique At-Large : SubPro ; Plan financier de l’exercice fiscal 2021 & étude de la légitimité de l’ICANN

Zoom : https://icann.zoom.us/my/yul66.510

Ordre du jour :

1.     Discussions consacrées aux procédures ultérieures (SubPro) avec une poursuite des discussions de l’ICANN65 ainsi que les prochaines étapes/la planification logistique avec Justine Chew, Jonathan Zuck, et Cyrus Namazi, vice-président en charge de la division des domaines mondiaux (10 h 30-11 h 15). 

2.     Discussions sur les problématiques de l’exercice fiscal 2021 notamment les moments forts du processus de budgétisation de l’exercice fiscal 2021 et le processus de demande de budget supplémentaire avec Xavier Calvez, directeur financier et vice-président ; Becky Nash, vice-président en charge des finances ; et Shani Quidwai, directeur de la planification et de l'analyse financières (11 h 15 - 11 h 45)

3.     Retour sur l’étude consacrée à la légitimité de l’ICANN avec Jan Aart Scholte , responsable du sujet, École des études internationales, Université de Göteborg et responsable de la recherche, Projet consacré à la légitimité de l’ICANN
et Hortense Jongen, chercheuse postdoctorale, Projet consacré à la légitimité de l’ICANN, Université de Göteborg (11 h 45-12 h 00)

Modérateurs :

Justine et Jonathan (SubPro); 

Maureen (Les finances et la légitimité de l’ICANN )

Coordination : HU

Notes : EE

RP : MDS

12 h 15 à 15 h 00

SubPro de la GNSO pour inclure la piste de travail 5

13 h 30 à 15 h 00

Salle de réunion ALAC, 510

Promouvoir la participation dans l’environnement multipartite

Zoom : https://icann.zoom.us/my/yul66.510

Ordre du jour :

1.     Accueil et présentations de la séance du Sous-comité de l'ALAC sur la sensibilisation et la participation - Daniel Nanghaka (13 h 30-13 h 40)

2.     Mises à jour sur l’IGF, les activités de gouvernance de l’Internet avec Mandy Carver, vice-présidente en charge de la participation gouvernementale, de la coordination mondiale ; 
Nigel Hickson, vice-président en charge de la participation des OIG ; et Adam Peake, responsable de la participation de la société civile ; et les activités At-Large lors de l’IGF (13 h 40-14 h 00)

3.     Présentations des mentors des boursiers de l’At-Large et de leur rôle avec Siranush Vardanyan, gestionnaire du programme de bourse ; et Sarah Kiden (boursière, si le temps le permet) (14 h 00-14 h 10)

4.     Présentation du projet de communication de l’ITI avec Jana Juginovic, directrice responsable de la gestion des contenus mondiaux et des communications et Mark Segall, Directeur, Solutions de communications et de collaboration (14 h 10-14 h 35)

5.     Mise à jour consacrée à l’acceptation universelle par Sarmad Hussain, Directeur du programme des IDN et Pitinan Kooarmornpatana, gestionnaire des programmes IDN (14 h 35-15 h 00) (à confirmer)

Modérateur : Daniel Nanghaka

Coordination : HU

Notes : EE

RP : YN

15 h 15 à 16 h 45

Salle de réunion ALAC, 510

Développement des communications ALAC-GAC-NPOC 

Zoom : https://icann.zoom.us/my/yul66.510

Ordre du jour :

1.     Présentation et objectifs de la séance avec une présentation des objectifs de l’ATLAS III et la déclaration commune 2017 GAC/ALAC sur le renforcement d’une participation incluse, informée et significative à l’At-Large [atlarge.icann.org] (Maureen Hilyard) 15 h 15-15 h 20)

2.     Brève mise à jour des activités ALAC/GAC et NPOC visant à obtenir des messages simples de leurs communautés (15 h 20-15 h 35)

1. ALAC  (Joanna Kulezsa) - séries de podcast, brèves vidéos, plateforme consacrée aux politiques de l’At-Large et éléments de discussions politiques de la réunion de l’ICANN
2. GAC (Pua Hunter) –
3. NPOC  (Joan Kerr) – 

3. Observations initiales par Sally Costerton [icann.org], conseillère principale du président et vice-présidente, relation avec les parties prenantes et  Sally Newell Cohen [icann.org], vice-présidenet, communication mondiale, présentation ITI/ITP. (15 h 35-15 h 45

4. Séance de brainstorming interactive - membres des trois groupes chargés de hiérarchiser les idées à développer pour les besoins en matière de communication politique. (15 h 45-16 h 00)

5. Retours sur les séances de brainstorming et les commentaires (16 h 00-16 h 10)

6. Commentaires de Sally Newell Cohen; Sally Costerton et Betsy Andrews, [icann.org] Spécialiste du programme de responsabilité publique (5 min chacune) (16 h 10 -16 h 20)

7. Prochaines étapes vers un plan de mise en œuvre - Maureen Hilyard (16 h 20-16 h 28)

8. Conclusion et remerciements - Maureen Hilyard (16 h 28-16 h 30)

Modérateurs : Maureen Hilyard - présidente de l’ALAC ; Représentant du GAC ; et Joan Kerr, président du NPOC

Coordination : HU

Notes : SV

RP : EE

Invitations :

Joan et l’équipe de la NPOC

Pua et l’équipe du GAC (toute personne disponible et intéressée)

17 h 00 à 18 h 30

Salle de réunion ALAC, 510

Réunion des dirigeants régionaux d’At-Large

Zoom : https://icann.zoom.us/my/yul66.510

Ordre du jour :

1.     Accueil et présentation des dirigeants RALO actuels et entrants - Eduardo Diaz, président de NARALO (17 h 00-17 h 05)

2.     Tour de Table des dirigeants RALO et vice-président régional de la GSE - Présidents RALO et vice-président régional GSE (17 h 05-17 h 30)

3.     Mise à jour du Transbot (outil de traduction de la liste de diffusion LACRALO) et autres questions - Mark Segal,  Directeur, Solutions de communications et de collaboration (17 h 30-17 h 45)

4.     Plateforme consacrée aux politiques At-Large - Prochaines étapes pour les RALO - Joanna Kulesza et Jonathan Zuck, ALAC (17 h 45-18 h 00)

5.     Mises à jour des bulletins d’information RALO et possibilité d'un bulletin d'information RALO trimestriel croisé - Présidents de la RALO et Maureen Hilyard (18 h 00-18 h 10)

6.     Activités après l’ATLAS III - Premier aperçu - Eduardo Diaz et Maureen Hilyard (18 h 10-18 h 20)

7.     Programme de l’assemblée générale RALO – Heidi Ullrich, membre du personnel de l’At-Large (18 h 20-18 h 25)

8.     Déclaration de clôture - Eduardo Diaz (18 h 25-18 h 30)

Modérateur : Eduardo Diaz, président de la NARALO

Coordination : SV

Notes : HU

RP : MDS

Vice-présidents régionaux GSE à inviter

18 h 30-20 h 00

Salle de réunion 720

Évènement de réseautage social