Participants:
A Peake, C Aguirre, S Bachollet, G Shearman, S Muthusamy, V Scartezini, A Piazza, A Greenberg, F Seye Sylla, C Langdon-Orr, P. Vande Walle
1. Agenda
A Greenberg a ajouté trois motions :
• Motion pour un comité des RALO (comme suite aux travaux du WG 1):
Proposition pour la création d’un comité des RALO consacré à l’effort de proximité d’At-Large (EN : Outreach) ouvert à toutes les ALS. Le comité se chargera de l’organisation d’activités génératrices de fonds, lesquelles serviront au financement des efforts de proximité de la communauté At-Large. Le comité permettra un meilleur partage des ressources logistiques : documents, traductions, présentations, réunions et autres expériences afin d’éviter les doubles emplois.
La motion a reçu l’appui de F Seye Sylla
• Remerciements
Motion consistant à remercier officiellement au nom d’ALAC les membres du personnel d’At-Large pour l’excellent travail fourni lors de la préparation du sommet. Cette motion a été approuvée à l’unanimité et les participants souhaitent à N Ashton-Hart un prompt rétablissement.
A Muehlberg, H Xue and A Izumi ont été remercié par l’ensemble des participants à l’occasion de la fin de leurs mandats.
• Motion concernant le remboursement des frais de voyage (voir ci-dessous)
2. Actions à prendre résultant de la réunion du 4 novembre 2008 au Caire
Critères de performances (KPI - Key Performance Indicators) /nouvelles règles/profil des postes
Actuellement seuls des critères quantitatifs ont été proposés or ces mesures doivent être nuancées par des considérations sur la qualité des performances. Outre la description des fonctions, il faut élaborer des nouvelles règles qui tiendront compte du fait que certains ne peuvent participer aux téléconférences pour des raison techniques qui affectent la qualité de la communication.
Un premier comité a été formé au Caire pour réfléchir sur de nouveaux critères d’évaluation plus justes pour ALAC. Ce comité comprenait : C Langdon-orr, A Greenberg (Chef des travaux), C Aguirre et F Seye Sylla.
C Aguirre rappelle qu’il a déjà soumis une proposition de modification à la règle ‘21’ en novembre 2008 et que celle-ci a été traduite en décembre 2008 de l’espagnol à l’anglais (voir lien hypertexte rajouté à l’agenda).
A Greenberg doit former un nouveau groupe de travail sur ce thème et veillera à une représentation géographique équilibrée au sein du nouveau groupe. Ce groupe travaillera à l’élaboration d’un premier projet de proposition de critères d’évaluation et ce premier projet devra être terminé pour le 15 avril. A la prochaine réunion internationale de l’ICANN, à Sydney, l’ALAC votera sur le projet final.
Version préliminaire du rapport final du groupe de travail sur l'audit de l'ALAC
La période de consultation publique se terminera le 17 avril 2009.
C Aguirre a exprimé sa satisfaction quant à l’article 3.2.2.6 du rapport portant sur la polémique du besoin de traductions.
Le Chair propose que la réponse définitive au rapport soit formulée par l’ensemble des membres de l’ ALAC. Le projet de réponse sera préparé par A Greenberg et son nouveau groupe de travail. Ce projet sera publié sur l’espace Wiki et les membres pourront ajouter leurs commentaires. Le vote sur le projet aura lieu durant la prochaine réunion de l’ALAC.
3. Divers
Comité des RALO pour la proximité globale (Global Outreach) (voir plus haut pour le texte de la motion)
Les membres ALAC émettent des doutes sur l’habilitation de ce comité à programmer des activités génératrices de fonds – cet aspect nécessite des recherches quant à la responsabilité juridique. S Bachollet rappelle que l’ICANN a suffisamment de ressources pour pouvoir financer à elle-seule les activités de proximité de la communauté At-Large et que c’est son obligation. ALAC doit insister auprès de l’ICANN. D’autres membres de L’ALAC estiment que les fonds provenant de l’ICANN pourraient créer un lien de dépendance entre At-Large et l’ICANN.
V Scartezini rappelle qu’il existe déjà un comité ICANN dédié à l’effort de proximité (outreach) et un comité représentant les cinq régions consacré à l’étude du programme de bourses de l’ICANN.
A Peake suggère de dissocier l’aspect ‘planificateur’ de l’aspect ‘générateur de fonds’ dans la motion si la polémique persiste. Le but premier du comité RALO est la rationalisation des ressources pour éviter les doubles emplois et disposer de plus de moyens.
Le Chair conclut la discussion en proposant trois motions :
a) motion de soutien de principe pour l’activité d’entraide des ralo proposée ci-dessus
motion appuyée par V Scartezini et approuvée par ALAC – pas d’abstention au vote ni d’objection formulée.
b) motion pour que le budget At-Large et le comité de conseil At-Large pour le budget et le financement d’At-Large soient accessibles au comité inter-ralo afin d’économiser les efforts et d’étudier en commun l’affectation des ressources disponibles. Motion appuyée par Jose
c) motion pour que l’ALAC établisse un lien entre les activités du comité inter-ralo et le budget afin d’optimiser l’expertise et les ressources, et de rationaliser les efforts.
Motion appuyée par Jose
Nouvel organigramme des RALO
LACRALO: S Herlein (Vice-Chair as of 2010), S Salinas (Chair), A Piazza (Secrétaire)
EURALO: W Ludwig réélu comme Chair, les autres nominations seront décidées plus tard afin de permettre la participation au vote de toutes les ALS
AFRALO: confirmation des leaders actuels: F Seye Sylla (Chair), D Kasole (Secrétaire), H Diakite (Vice-President/Rapporteur)
NARALO: pas de changements dans les nominations
APRALO: K Taiuru (Chair), 2 Vice-Chairs: Mohamed B Beirm (Jourdanie, AKMS), L Allison (Nouvelle Zélande, PICISOC), P Budhrani (.ASIA) (Secrétaire)
C Langdon-Orr signale qu’ APRALO a veillé à une distribution géographique équilibrée vu la grande étendue de la région qu’elle représente.
Indemnités de voyage
Au cours de l’année passée, l’ICANN a financé les organisations de soutien à concurrence de 50% des frais de déplacement de leurs membres et a déclaré qu’elle continuerait à contribuer aux frais de déplacements de l’ALAC mais ne contribueraient plus aux frais de tous les membres des RALO et des ALS après le sommet de Mexico.
Il existe déjà une résolution du comité directoire datant de la réunion de Paris pour que les membres de l’ALAC soient traités de la même façon que les membres des autres organisations de soutien.
A Peake demande à ce que l’ALAC adresse une déclaration à l’ICANN pour lui faire part de ses attentes: le budget doit permettre le déplacement de 15 membres de l’ALAC, 2 liaisons et 8 cadres des RALO à chaque réunion de l’ICANN et les remboursements doivent couvrir toute la durée de la réunion internationale. La politique en matière de remboursement des frais de déplacement doit aussi permettre que les bénéficiaires optent pour une classe supérieure de vol en payant eux-mêmes la différence de tarifs pour les billets d’avion, surtout s’il s’agit de vols longue-distance. Ceci permettrait à tous d’être directement opérationnels.
ALAC appuiera sa revendication avec les statistiques de présence de ses membres aux réunions internationales précédentes. Le comité décide cependant de baisser ses attentes pour créer un climat favorable à la négociation avec l’ICANN et un accord. Le rapport de Westlake et le rapport du groupe de travail qui l’a suivi appuient la demande de l’ALAC. Un remboursement limité à trois membres élus par les RALO est jugée inacceptable par l’ALAC et certains membres, dont A Peake, menacent de démissionner si cela aboutit.
l’ICANN doit débattre sur la question des indemnités dans les prochains jours. Vu l’urgence, le comité exécutif de l’ALAC rédigera un projet de déclaration et le soumettra au vote online. Ensuite, la déclaration sera envoyée au nom d’ALAC par le Chair au comité directoire de l’ICANN. Elle sera accompagnée des commentaires les plus pertinents ainsi que d’une copie de la première déclaration d’ALAC : Déclaration de l'ALAC sur la consultation publique concernant l'élaboration d'une politique de déplacement (5 avril 2008)
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Guide de conduite ALAC pour les liaisons
En réponse aux questions des futures liaisons quant à leurs droits et obligations, le Chair a rappelé qu’il existe une description de poste détaillée dans les ‘Règles de Procédure’ de At-Large et que W Seltzer et A Peake peuvent donner des conseils. Les liaisons doivent préciser à chacune de leurs interventions s’ils parlent au nom de l’ALAC ou à titre individuel. Le travail des liaisons reposent sur la confiance qu’ils réussissent à instaurer entre eux et l’organisme auquel ils sont rattachés. C’est un processus qui prend en moyenne deux années, ce qui explique pourquoi, en général, les mandats sont renouvelé au terme d’un an pour une année suplémentaire.
A Greenberg rédigera un guide pour les liaisons et a donné ici quelques lignes directrices en réponse à R Vansnick :
1. Etre le porte-parole de l’ALAC et non d’ individus isolés
2. Informer régulièrement sur les activités en cours. Pour le ccNSO, les téléconférences sont publiées sous format mp3 dans les heures qui suivent les téléconférences et sont du domaine public.
3. Les rapports ne doivent pas contenir trop de commentaires personnels.
4. Il faut envoyer à la liste de discussion de l’ALAC l’information sur les sujets qui se rapportent de près à la communauté des utilisateurs individuels d’Internet et nécessitent une réaction de la part d’ALAC ou une certaine préparation. Si le sujet abordé est jugé confidentiel, il faut en parler uniquement via la liste interne de l’ALAC.
5. Maintenir un dialogue avec le chair de l’organisme auquel on est affecté et suivre les règles de ce dernier, par ex. celles du ccNSO pour la liaison au ccNSO.
