Meeting #39 - 20 August 2018 @ 15:00 UTC

Attendees:

Review Team Members:  Alan Greenberg, Dmitry Belyavsky, Carlton Samuels, Susan Kawaguchi, Lili Sun, Stephanie Perrin, Volker Greimann, Erika Mann

ICANN Organization:  Alice Jansen, Maguy Serad, Lisa Phifer, Brenda Brewer,  Trang Nguyen, Owen Smigelski, Steve Conte

Observers:  /

Apologies:  Cathrin Bauer-Bulst and Chris Disspain

Audio recording:  EN

AC recording:  HERE

Transcript:  EN

Chat Transcript:  EN

Observer Chat Transcript:  /

Documents: PDF

Plenary Call Report: PDF

Decisions Reached & Action Items:

On Data Accuracy

- Agreement to keep recommendation 5.1 as is.

- Leaders to discuss allocation of budget for a potential meeting with those present for the ePDP meeting with ICANN compliance.

- ICANN org to confirm availability of Compliance (and if possible ARS staff) for a meeting on 27 September 2018

- ICANN compliance to look into possibility of providing samples. 

- Alan to produce note framing 5.1.

On Compliance

- C.M.2 to be retained as in draft report with edits 10-15 %, including a footnote explaining  we are seeking input on percentage and impacts on registrant's rights

On OECD related Bylaws amendment

- (TENTATIVE) Eliminate clause on "safeguarding" and eliminate OECD clause in bylaws, and replace both with a new clause which requires assessment but in a generic manner not specific to a single document.

-  Alan to produce language for B.1 by COB today to propose replacement language. Alan to call for objections to be sent to review team list by 26 August. Alan to consider Stephanie's proposed language "The Review team notes that the OECD Guidelines, while remaining relevant as a set of principles, are not useful as a reference point in this particular context, particularly given the current focus on GDPR and other data protection laws.  We recommend that the Bylaws be examined  and a suitable clause crafted that requires compliance with applicable data protection law and best practice.  In particular, data transfers must safeguard registrant data. Community input is welcome."

On Law Enforcement 

- Agreement on LE.2 as modified, with one objection to both LE.1 and LE.2. The ICANN Board should consider conducting and extending such surveys and/or studies (as described in LE.1) to other RDS (WHOIS) users working with law enforcement

On Strategic Priority

- Agreement on R1.1 with edit "To ensure that RDS (WHOIS) is treated as a strategic priority. 

On Common Interface

- Agreement with R11.1, as presented in draft report.

On Executive Summary 

- Penholders to review paragraph relating to their topic(s) and send any edits they may have. 

- Alan to finalize executive summary. 

On Roadmap 

- All are reminded to send objections asap and edits by 26 August

- Those who cannot make it to the final consensus call, should send objections prior to the call. 

ICANN org to resend table of agreed recommendations. 

Agenda:

1. Welcome, roll-call, Statement of Interests (2 min)
2. WHOIS1 Recs 5-9 – Data Accuracy (25 min)
   1. ICANN org clarifications – see https://mm.icann.org/pipermail/rds-whois2-rt/2018-August/000860.html
   2. Review/refine proposed R5.1
3. WHOIS1 Rec 4 & Objective 6 – Compliance (15 min)
   1. Review Volker's proposed changes to CM.2
4. Suggested Bylaw amendment: OECD  ( 10 min)
5. Subgroup 3 - Law Enforcement Needs (10 min)
6. WHOIS 1 Rec 1 - Strategic Priority  (5 min)
7. WHOIS1 Rec 11 - Common Interface (5 min)
8. Executive summary (15 min)
9. Address any objections/edits/comments submitted to the mailing-list to date (25 min)
10. Roadmap reminder (5 min)
11. A.O.B. (1 min)
12. Confirm action items and decisions reached (2 min)