Es importante fijarse en algunos aspectos que harán que la comunicación sea lo más eficaz y eficiente posible. En muchas ocasiones se pierden detalles que hacen que un correo electrónico no cumpla con lo que el emisor quería y puede generar confusión. Recuerde que un correo electrónico no deja de ser una carta, similar a cualquier otra, en la que solo cambia el medio por el que se envía.
Algunos de los puntos importantes a tener en cuenta a la hora de enviar un correo electrónico son:
- Asegurarse bien de la dirección a la que desea enviar el correo. Hay tantos dominios registrados que el cambio de una sola letra puede hacer que el mensaje llegue a la persona equivocada. O bien que el mensaje llegue a la empresa pero al departamento o persona equivocada.
- Envíe solo lo que le quiere comunicar o lo que le han pedido. No debe aprovecharse la gratuidad del sistema de envío para mandar documentos o archivos adjuntos innecesarios, generando más tráfico en la red y haciendo perder el tiempo a la persona que recibe el correo.
- Es importante rellenar el asunto (subject) del mensaje. Eso le da una idea clara y resumida del contenido del correo al destinatario.
- Escriba un saludo, un cuerpo y una despedida, como haría en una carta tradicional. No tiene porqué utilizar fórmulas distintas para este tipo de mensajes. Ni más ceremoniosas ni más familiares, salvo que escriba a un amigo íntimo o persona allegada, y utilices lgún tipo de redacción más cercana.
- No utilice las direcciones de correo electrónico de otras personas para enviar correo o archivos no solicitados. La privacidad del correo debe ser respetada. Tampoco ceda o de las direcciones de correos a otras personas, salvo que el propio interesado lo autorice.
- Redacte de forma clara, correcta (sin faltas de ortografía) y no escriba todo el texto en letras mayúsculas. Tampoco debe utilizar diversos tipos de fuentes en la misma carta, muchos colores y smiles o dibujitos.
- Si envía un correo a varias personas, utilice el campo de la copia ciega (bcc) para evitar que los demás destinatarios del mensaje conozcan las direcciones de las otras personas.
- Firme. No envíe mensajes de forma anónima o incompletos. Debe indicar al menos su nombre al pie del texto. Si quiere puede incorporar algún otro dato adicional como su dirección, su teléfono, su página web,. Etc.
Si ha mantenido algún otro mensaje con el destinatario del mismo, puede dejar el texto anterior debajo del que usted escriba para recordar detalles o puntos importantes o de interés.
- Es menester saludar antes del mensaje y despedirse con su nombre, exactamente igual que lo haría con una carta firmada. Agréguele al final de su mensaje información de contacto.
Utilizar letras en mayúscula sostenida es de muy mala educación. Da la sensación de estar gritando. Por lo tanto, hay que evitar escribir párrafos enteros en letras mayúsculas. Si se considera que la importancia de un mensaje lo justifica, se da respuesta inmediatamente para que el remitente sepa que se ha recibido, aunque se vaya a mandar una respuesta más larga, más tarde.
- Igualmente, si alguien pide un archivo, es importante avisarle sobre el tamaño, antes de enviarlo. Se debe tener presente que no todo el mundo tiene banda ancha ni buzones de 5 Gigas.
Evite enviar mensajes en cadena. Las alarmas de virus y las cadenas de mensajes son intencionados y su objetivo es saturar los servidores y con ellos la red.
- Mirar las copias cuando se contesta un correo es de la mayor importancia. Si la primera persona que envió el mensaje a su lista de correo copia a una lista extensa, no se debe hacer lo mismo.
- Tener en cuenta que la gente con quien se está comunicando, incluidos los webmaster de la páginas, no cobran ni tienen la obligación de responder. Estas personas son en la mayoría voluntarias en el trabajo que realizan.
