This documents outlines some guidelines for all LACRALO members on posting to the LACRALO mailing list
Background
La netiquette no es algo nuevo, y sin embargo hoy se siguen creando formas de mejorar la interacción por los medios virtuales. En 1995, el documento RFC 1855, estableció los primeros estándares de comportamiento para medios digitales. Muchas de esas recomendaciones aún se mantienen hoy en día.
La idea del presente documento es proponer algunas recomendaciones básicas para hacer más agradable las reuniones virtuales de ICANN, en espacios como el Adobe Connect,las listas de correo e incluso la Wiki.
Normas de participación generales
- Trate de ingresar al Adobe Connect con al menos 5 minutos de anticipación al inicio de la sesión. De esta forma podrá saludar a los presentes.
- Ingrese a la sala con su nombre y apellido. No con seudónimos. De esta forma, todos sabrán con quién están tratando.
- Cuando entre en la sala, realice las pruebas de audio y video (el video no es necesario y no recomienda) haciendo clic en los respectivos iconos para configurar su sistema (estas pruebas son necesarias si desea intervenir posteriormente con audio en la sala).
- Mientras se realiza la exposición del Ponente/Expositor/Conferencista, se recomienda no utilizar el Chat para evitar distracciones e interrupciones, así como mantener la cámara de video apagada.
- Las preguntas se pueden lanzar por chat durante la conferencia pero se responderán al final. Si desea hacer un comentario con audio, levante la “mano” haciendo clic en el ícono destinado para ello, en la parte superior izquierda de la ventana. Espere que el moderador le conceda la palabra y active el micrófono, haga su aporte y recuerde cerrar el micrófono. Nota: el micrófono se activa o desactiva, haciendo clic en el ícono que se encuentra en la parte superior izquierda de la ventana.
- Sea respetuoso al dirigirse a los demás por su nombre, así todos los asistentes sabrán a quién se dirige.
- Cuando vaya a pedir la palabra diga su propio nombre, así las personas que no lo conocen lo podrán referenciar, si es necesario.
- Recuerde que la sesión queda grabada.
- Los horarios corresponden a GMT UTC (Horario Central Meridiano), debiendo cada participante traducirlos a su hora local a través del link que se incluye en la agenda para evitar llegar tarde o perder la sesión.
- Todos los asistentes (participantes, moderadores, expositores) se basarán en la colaboración y en el principio de la buena fe.
1. Recomendaciones para el correo electrónico.
Es importante fijarse en algunos aspectos que harán que la comunicación sea lo más eficaz y eficiente posible. En muchas ocasiones se pierden detalles que hacen que un correo electrónico no cumpla con lo que el emisor quería y puede generar confusión. Recuerde que un correo electrónico no deja de ser una carta, similar a cualquier otra, en la que solo cambia el medio por el que se envía.
Algunos de los puntos importantes a tener en cuenta a la hora de enviar un correo electrónico son:
1. Asegurarse bien de la dirección a la que desea enviar el correo. Hay tantos dominios registrados que el cambio de una sola letra puede hacer que el mensaje llegue a la persona equivocada. O bien que el mensaje llegue a la empresa pero al departamento o persona equivocada.
2. Envíe solo lo que le quiere comunicar o lo que le han pedido. No debe aprovecharse la gratuidad del sistema de envío para mandar documentos o archivos adjuntos innecesarios, generando más tráfico en la red y haciendo perder el tiempo a la persona que recibe el correo.
3. No se olvide rellenar el asunto (subject) del mensaje. Eso le da una idea clara y resumida del contenido del correo al destinatario.
4. Escriba un saludo, un cuerpo y una despedida, como haría en una carta tradicional. No tiene porqué utilizar fórmulas distintas para este tipo de mensajes. Ni más ceremoniosas ni más familiares, salvo que escriba a un amigo íntimo o persona allegada, y utilices lgún tipo de redacción más cercana.
5. No utilice las direcciones de correo electrónico de otras personas para enviar correo o archivos no solicitados. La privacidad del correo debe ser respetada. Tampoco ceda o de las direcciones de correos a otras personas, salvo que el propio interesado lo autorice.
6. Redacte de forma clara, correcta (sin faltas de ortografía) y no escriba todo el texto en letras mayúsculas. Tampoco debe utilizar diversos tipos de fuentes en la misma carta, muchos colores y smiles o dibujitos.
7. Si envía un correo a varias personas, utilice el campo de la copia ciega (bcc) para evitar que los demás destinatarios del mensaje conozcan las direcciones de las otras personas.
Firme. No envíe mensajes de forma anónima o incompletos. Debe indicar al menos su nombre al pie del texto. Si quiere puede incorporar algún otro dato adicional como su dirección, su teléfono, su página web,. Etc.
Si ha mantenido algún otro mensaje con el destinatario del mismo, puede dejar el texto anterior debajo del que usted escriba para recordar detalles o puntos importantes o de interés.
Es menester saludar antes del mensaje y despedirse con su nombre, exactamente igual que lo haría con una carta firmada. Agréguele al final de su mensaje información de contacto
8. Utilizar letras en mayúscula es de muy mala educación. Da la sensación de estar gritando. Por lo tanto, hay que evitar escribir párrafos enteros en letras mayúsculas. Si se considera que la importancia de un mensaje lo justifica, se da respuesta inmediatamente para que el remitente sepa que se ha recibido, aunque se vaya a mandar una respuesta más larga, más tarde.
9. Igualmente, si alguien pide un archivo, es importante avisarle sobre el tamaño, antes de enviarlo. Se debe tener presente que no todo el mundo tiene banda ancha ni buzones de 5 Gigas.
10. Evite enviar mensajes en cadena. Las alarmas de virus y las cadenas de mensajes son intencionados y su objetivo es saturar los servidores y con ellos la red.
11. Mirar las copias cuando se contesta un correo es de la mayor importancia. Si la primera persona que envió el mensaje a su lista de correo copia a una lista extensa, no se debe hacer lo mismo.
12. Tener en cuenta que la gente con quien te comunicas, incluidos los web máster de la páginas que visitas, no cobran ni tienen la obligación de responder. Son personas que si responden están haciendo un favor.
Recomendaciones para las listas de correo
Para las listas de discusión que gestionan foros de discusión a partir de mensajería resulta especialmente importante el uso de unas adecuadas pautas de netiquette por ser estos servicios especialmente sensibles al abuso. Un uso desordenado puede abatir una lista o acabar con su prestigio o con su utilidad en un periodo de tiempo asombrosamente corto. Y ello es por el importante flujo de información que circula por ellas, su efecto multiplicador,... y sobre todo por lo propicias que son a debates estériles que cansan a la audiencia alejándola de sus focos de interés, propiciadas por abusos y deficientes administraciones.
Una buena guía de estilo es pues un instrumento indispensable para una eficaz lista de discusión.
- Sin embargo la primera pauta de las listas comienza en su propia área de interés. Las listas generan una gran circulación de mensajes y demandan gran atención, así como recursos de su ordenador y de su programa de mensajería. Limítese pues a suscribirse solo a aquellas que pueda atender, o que tengan un alto interés para usted.
- Cuando se una a una lista, antes de lanzarse sin más a participar, espere, observe durante un tiempo cómo funciona la lista, el talante de las intervenciones, las cuestiones que tratan y el clima reinante. Vea qué temas se consideran off topics (fuera de lugar). Solo una vez que esté seguro del terreno que pisa, y se sienta acomodado con el grupo, comience a intervenir.
- Lea la información general de la lista y confirme cuales son los temas propios del foro. En qué tópicos científicos, académicos, profesionales, etc. está especializada. Y cíñase a ellos en su comunicación. Ignore y evite responder a intervenciones provocadoras o simplemente despistadas que inducen a respuestas fuera del tema (off topics). Si quiere hacerlo hágalo fuera de la lista de forma personal.
- Muchas veces nos adherimos a una lista sin tener una idea exacta de esta información por tratarse de listas de suscripción abierta
- Si la lista es de tipo Listserv, o dispone de una bases de datos sobre intervenciones revísela e indague sobre los temas que son de su interés, e incluso antes de intervenir vea si hay intervenciones anteriores sobre el mismo tema, y si la suya va a ser una intervención reincidente
- Antes de lanzar una duda abierta a la lista:
Busque si hay disponible un servicio de FAQs (Preguntas Frecuentemente Hechas, Frecuently Asked Questions). Y si su duda está incluida.
Consulte con el administrador (owner) la duda en privado.
Solo si la duda responde a un tema propio de la lista envíela. Los miembros veteranos suelen molestarse al ver las mismas preguntas de forma repetida cada poco tiempo.
Usted es libre de opinar en las listas pero nunca olvide que esa libertad debe ser respetada escrupulosamente en las discusiones sobre los temas que se proponen. Esto supone respetar: a) el temario del debate, b) las normas sobre procedimientos y tiempos que se han indicado.
Pero no hay que confundir esta libertad con cuestionar las normas de la lista. En todo momento respételas y aténgase a la aplicación que de ellas haga el administrador (listowner). El dueño de la lista establece las especificaciones locales de netiquette para su lista.
6. Recuerde que las listas de discusión tienen miembros de muchos países. En particular las que se realizan en español tienen miembros de la comunidad iberoamericana y de la comunidad de habla hispana del resto de países.
No asuma que los participantes en general van a entender una referencia local o referencias a películas, fútbol, gastronomía, música, fiestas, proverbios, etc o noticias de actualidad en su país o región. Si aún así decide hacer una referencia de este tipo, por favor, explíquela.
No dé por hecho que van a entender referencias geográficas idiomáticas, culturales, climáticas,... que son locales, regionales o nacionales.
- Es frecuente encontrarse el caso en que alguien se suscribe a una lista con el único fin de enviar un mensaje de convocatoria o de difundir una idea o una convocatoria o en otro caso con un fin comercial, pero en ningún caso sin ánimo de esperar réplica y de debatir o intercambiar experiencias o ideas. A esto se llama "bombardeo de correo" o bombing.
- El bombing es una práctica común que es detectada rápidamente por los usuarios, y que se disculpa o perdona poco.
- No lo practique, y si lo hace tenga en cuenta que los administradores suelen responder con la perdida total o parcial del acceso a la lista o a la red.
- No intervenga con comentarios o preguntas fuera de los temas que son los titulares de la lista (con off topics) tenga en cuenta que los que están suscritos lo están para estos temas, y que si no se respeta esto usted se está aprovechando de un público prestado y está haciendo perder el tiempo a los demás. Y a la recíproca, si alguien realiza una intervención fuera de los temas propios de la lista no responda ni mantenga una discusión pública con ese motivo ni sobre ese tema, ni sobre la procedencia de hacerlo. En todo caso utilice el correo privado.
- A veces en las listas de discusión se reciben mensajes sin contenido sustantivo solo con expresiones del tipo: "Opino lo mismo que...", o también "Bravo por Fulano, ya era hora de que alguien dijese... [y a continuación se repite lo que ha dicho Fulano con las mismas u otras palabras pero sin añadir nada sustancial a la idea ya expuesta]". Este tipo de expresiones además de no contribuir en nada a los objetivos de la lista, de no aumentar el conocimiento común, o reflexionar, o compartir la experiencia,... propician un ambiente de adhesiones, tendencias, y de confrontación, sectario en definitiva, donde las opiniones se inhiben, y algunos se sienten intimidados o no libres para expresar otras opiniones.
- Por tanto no induzca a tomar partido, ni lo tome, sin fundamentación, no sea sectario ni fomente "el partidismo". Esteriliza las lista y crea un mal clima. En una lista no estamos en una asamblea ni en unas votaciones políticas. No se trata de buscar la confrontación, sino la participación, la aportación y la reflexión y en todo caso, en la ciencia, en la investigación o en la tecnología, una idea no es mejor por el número de partidarios que tenga sino por la idea en sí misma, como conocimiento nuevo o adicional o matizando a otros. No se trata de aplastar ni de excluir sino de contribuir.
10. Cuando se ausente por más de una semana utilice alguna de las opciones para suspender el correo o para recibir solo resúmenes, con ello evita la lluvia de mensajes a la vuelta y posibles accidentes.
Preguntas a la lista.
- No haga preguntas o solicite datos que usted mismo podría obtener fácilmente y que están al alcance de su mano con solo buscar un poco.
- No responda a preguntas hechas a la lista en la lista más que cuando sea inevitable, y la respuesta tenga un interés general, por ejemplo suministrando una dirección donde está la información solicitada.
Si solo interesa al que hace la pregunta responda en privado a su dirección de correo. Veinte personas contestando a cada pregunta en una lista grande pueden colapsar rápidamente su buzón y la lista, y más si cada una origina alguna réplica, contrarréplica, etc.
13. Cuando responda a otra persona, no reproduzca su mensaje íntegro y mucho menos si este a su vez ha conservado los de los anteriores intervinientes con relación al mismo tema, conserve solo aquellos aspectos a los que haga referencia en su respuesta y borre cualquier cosa que no sea motivo de respuesta o venga a cuento.
Tómese el tiempo necesario para editar la respuesta y a ser posible hágalo de modo dialogado, intercalando escuetamente los párrafos originales y las respuestas correspondientes.
A nadie le gusta leer un mensaje largo, recibido ya tres o cuatro veces, solo para ver al final una línea diciendo: "Si, yo también".
14. La mayoría de las listas no permiten enviar adjuntos por el peligro que supone de contener virus y por la sobrecarga para el sistema. Si necesita comunicar un escrito extenso tampoco es conveniente que lo envíe en el cuerpo de un mensaje. Lo mejor es que lo deposite en un lugar y envíe un mensaje a la lista haciendo un breve resumen de su contenido e indicando la dirección donde está.
15. Si necesita referenciar un trabajo lo mejor es que envíe la dirección URL donde se puede descargar y una breve reseña sobre su contenido y el interés que pueda tener. Evite los mensajes largos y de lectura farragosa. En cualquier caso si no puede evitarlo envíe un anuncio al principio del mensaje diciendo que se trata de un mensaje largo.
Utilice los puntos y aparte y una línea en blanco como separadora de párrafos, le dan un aire más ligero al texto.
16. A veces se envía un mismo mensaje a varias listas. Piense que como usted puede haber suscritos a todas o a varias de ellas y lo pueden recibir repetido, en ese caso conserve la línea de "asunto" igual par a todas y añada al principio una nota advirtiendo que ese mismo mensaje puede recibirse por varios conductos.
17.Cuando dirija una pregunta a la lista, solicite que se le envíen las respuestas a su dirección personal. Después envíe un resumen de las aportaciones recibidas a los que le han ayudado o a la lista en su conjunto
18. Cuando responda a un mensaje enviado a una lista de discusión, verifique que está dirigiendo la respuesta a la persona adecuada y no a la lista. Es una situación muy delicada la que se produce si envía un mensaje personal a todo el grupo de la lista.
19.Conserve el mensaje inicial que le envían cuando se suscribe a una lista, en él vienen las instrucciones para gestionar la lista y para darse de baja o suspender la inscripción temporalmente si se va de vacaciones o se muda de dirección de correo electrónico.
20.Utilice su cuenta personal y exclusiva para suscribirse a una lista, no se subscriba utilizando una cuenta compartida, de la oficina, el departamento, un amigo, familiar o de su cónyuge. Aunque se ofrezcan a ello, al final todos se cansan de recibir sus mensajes.
21. De vez en cuando subscriptores novatos, que no están familiarizados con las reglas de netiquette, envían solicitudes de suscribirse o de darse de baja directamente a la lista. Sea tolerante con este error y, eventualmente, dé algún consejo útil en vez de ser intransigente o sarcástico.
Igualmente, si está interesado en desuscribirse, no envíe nada a la misma lista. Indague qué debe hacer en el mensaje inicial que le enviaron al darse de alta, y si no lo conserva busque en la información de la lista o pregunte al administrador por el procedimiento para darse de baja, que habitualmente será enviar un mensaje al servidor de la lista (autómata que lleva a cabo las operaciones de gestión) con un sencillo mensaje del tipo:
Unsubscribe [nombre de la lista]
Recomendaciones para el uso de los teléfonos móviles durante alguna reunión presencial.
El uso del celular se ha convertido en una herramienta permanente de comunicación lo cual exige un uso protocolario que requiere el cumplimiento de las siguientes normas, especialmente en lugares públicos, eventos, cenas y ceremonias.
Antes de iniciarse una actividad o evento:
- Apague el celular o póngalo en vibrador.
- No utilice sin estar autorizado sus cámaras fotográficas ni de video.
- Evite hablar por el celular.
- Asegúrese de no dejar el celular a la vista de otros.
- En reuniones importantes debe mantenerlo apagado. No conteste llamadas mientras está en la reunión.
- Si debe contestar la llamada en medio de una reunión, discúlpese y retírese para hablar, no lo haga en público.
- No deje de contestar cuando le sea posible.
