Répartition des responsabilités pour le suivi :
A court terme:
Périodes des consultations publiques qui vont se terminer dans l’immédiat.
A couvrir:
Amendements concernant .PRO (consultation se termine le 17 juillet 09) – ALAC ne fera pas de déclaration à ce propos.
Noms de domaine d’un ou de deux caractères pour ‘dot-travel’ (consultation se termine le 10 juillet 09) -
Normalisation des processus d’audits structurels (échéance : 8 juillet) – oui (feu vert pour signaler à titre provisoire que ce sujet est à l’étude dans la communauté et qu’elle le commente en ce moment) - CLO, AG et VS (la déclaration préliminaire sera prête pour le 4 juillet)
Nouveaux gTLDs – Rapport final sur la concurrence et les tarifs (échéance: 20 juillet) – actuellement à l’étude (PRN) – échéance pour la décision : au plus tard, le 6 juillet.
Audit du Comité directoire de l’ICANN – 2e analyse sur le rapport du groupe de travail désigné par le comité directoire (échéance: 5 juillet) - oui
Noms de domaine de premier niveau concernant des villes (city TLD) – no
Directives concernant l’indemnisation des frais de déplacements des membres de la communauté - (se termine le 6 juillet 09) – actuellement, le projet de déclaration est soumis au vote
Manuel du sollicitant (Applicant guidebook) analyse et extraits - (se termine le 20 juillet 09) – séance d’information: oui, voir ICANN 35; projet de déclaration à rendre; vote commencera le 13 juillet (NAH: demandera à Kurt si At-Large peut avoir dix jours de délai supplémentaire)
Circuit rapide pour le lancement des noms de domaine internationalisés (3e révision) - (se termine le 15 juillet 09)
Protection des marques (rapport final de l’IRT) - (se termine le 6 juillet 09) – (ALAC-NCUC: la déclaration commune est à l’étude de la communauté et reçoit ses commentaires) –
Analyse des dépenses - (échéance fixée au 29 juin reportée au 13 juillet 09) – CLO aimerait qu’on envoie un commentaire en réponse pour signaler que l’on apprécie le surplus de détails; pas de briefing nécessaire. Déclaration finale à remettre pour le 6 juillet. Pas le temps pour une consultation. ExCom va rédiger la déclaration.
Étude de l’échelonnement du système du serveur racine - (se termine le 31 juillet 09) – ExCom enverra un commentaire bref – suggère que la prochaine étape doit être proactive. La déclaration doit être remise pour le 10 juillet: consultation et ensuite 4 jours pour y intégrer les commentaires et 5 jours pour le vote.
Audit ccNSO (conditions de l’étude/Terms of Reference) - (se termine le 28 juin 09) – No
Plan pour le renforcement de la sécurité, la stabilité et la capacité de réaction de l’Internet - (se termine le 19 juillet 09) – Essayer d’obtenir une réponse là-dessus.
Audit du SSAC (rapport final) - (se termine le 28 juin 09) –
Projet préliminaire opérationnel et budgétaire FY10 - (échéance : 17 juin 09)
CLO: a suggéré que l’ExCom commente là-dessus le dernier jour de la réunion de Sydney pour répartir un nombre X de commentaires du public reçus entre X et Y 2009.
Action à suivre: ALAC doit préparer une déclaration sur la nécessité de suspendre les périodes de consultation publique pendant les réunions internationales publiques de l’ICANN
Action à suivre: besoin de recevoir confirmation du personnel de l’ICANN que les commentaires des groupes non anglophones peuvent être remis jusqu’à 30 jours après la publication de la traduction du rapport à commenter.
Obtenir la date de publication des traductions auprès de Marc. Informer le personnel responsable que Roberto s’est engagé personnellement à Sydney sur ce point et donc, que les échéances pour recevoir les commentaires de la communauté non anglophones doivent être reportées pour laisser un certain nombre de jours supplémentaires à compter de la publication des traductions. (Mettre en copie Robert et Rob).
Séance briefing sur les directives pour le remboursement des frais de voyage
KW: Les directives pour le remboursement des frais de voyage prévoient pour l’ALAC une prise en charge de 15 + 10 à chaque réunion mais si on compte les Assemblées Générales et les groupes de travail – certaines procédures demanderont 10 x 3 et il faut compter les voyages internationaux et les plus petits groupes pour les déplacements dans la région…Maintenant, il faut établir une procédure pour définir cela – cela pourrait être sous la responsabilité de KW et SA (il ne le souhaite pas), de l’équipe de Nick…
NAH: si vous vouliez organiser une Assemblée Générale – vous devriez le prévoir suffisamment à l’avance – et l’organiser en parallèle avec les réunions de l’ICANN. Le personnel chargé de l’organisation des réunions doit savoir s’il doit prévoir une largeur de bande spécifique.
CLO: peut-être HU and CLO iront aux réunions régionales pour signaler que nous avons besoin du feedback des régions sur comment organiser leurs assemblées générales.
NAH – demander aux RALOs comment ils aimeraient sélectionner leurs 5 représentants et pour quelles réunions?
AG: besoin de fixer des chiffres approximatifs pour les frais de voyages - $2,000 par personne?
KW: oui
SA: pour Sydney – le montant moyen sera sans-doute $1,600
AG: 6 et 2 – pendant la présentation de Delhi
AG: en gros, $4,000 par voyageur
SA: 10 RALO allant aux réunions de l’ to ICANN, 5 reportant leur droit aux indemnités en vue de l’AG…$60,000 – Serait-il possible d’organiser 5 AG. avec un budget de $12,000 pour chacune?
CLO: non
SA: Pouvons-nous organiser deux A.G. par an à $30,000
CLO: Pouvez-vous voir les relations à NICS
VS: Il y a une réunion à Sao Paulo au mois d’octobre avant la réunion de Seoul – et nous pouvons en discuter à Seoul
AG: $35,000 pour les cinq régions.
SA – a parlé des indications à suivre concernant l’affectation des indemnités de voyage octroyées à des participants qui doivent, pour cas de force majeure, annuler leur réservation à la dernière minute. Actuellement, ils ne peuvent pas céder leur billet d’avion et autre financement à un autre membre.
SB: la prochaine réunion réunira plus de 15 ALAC – 3 nouveaux membres désignés par le comité des nominations (NomCom)
KW: Ceci n’a pas encore été examiné dans les directives de remboursement. Il précise qu’il a besoin de savoir qui sera chargé de déterminer qui a besoin d’une indemnisation de frais de voyage. Actuellement, pour la prochaine réunion internationale de Seoul, il existe un budget pour financer 15 membres. Le budget n’a pas encore été confirmé car il faut envisager les procédures d’exception. Si nous dépassons largement le budget prévu pour la nomination du nouveau PDG etc., il faudra revoir le budget prévu pour Seoul.
AG: s’il n’y a pas suffisamment de fonds pour financer des réunions régionales annuelles, alors il faut envisager de les tenir tous les deux ans et on pourrait ensuite revoir ce qui reste à faire.
CLO: maintenant que nous avons 5 régions…
KW: SA/KW travaillera avec NAH sur les chiffres.
SA: aimerait avoir une meilleure idée de ce en quoi consistent les AG et de cette façon pourrait mieux évaluer leurs coûts potentiels.
SB: a parlé d’EURALO
AG: la déclaration d’ALAC indiquera que le rapport du groupe de travail a oublié de mentionner les A.G.
KW: les directives d’indemnisation de frais de déplacement ne seront pas modifiées pour inclure les assemblées générales régionales – recommande vivement de travailler dans les limites de la directive car on est déjà passé de 8 à 10.
AG: nous avons demandé pour 15+8+2 = 25
Action Item: KW: donnera au personnel d’At-Large des chiffres pour soumettre au débat
HU: les RALO ont envisagé différentes réunions qui pourraient accueillir leurs assemblées générales. De même, la répartition des fonds devaient être un sujet de discussion en ce qui concerne les effectifs plus importants de certains secrétariats régionaux.
SA: a entendu certaines discussions qui laissent à penser que les AG. se tiendraient au cours des réunions internationales de l’ICANN. Il trouve que cela n’est pas recommandable vu l’agenda déjà très chargé des réunions internationales de l’ICANN.,
AG: oui, parce qu’ils voudraient assister à tout l’événement depuis le premier jusqu’au dernier jour.
L’opinion générale était du même avis que SA
NAH: participation à distance – Veriline devrait envoyer un ensemble d’instructions techniques au préalable
Voyage à Sydney– Attentes pour Seoul
Action à suivre: CLO doit envoyer une lettre de remerciements à Frank Fowley pour le traitement qu’il a apporté au paiement des indemnités journalières et des autres frais de voyage pour Sydney.
CLO: base de données sur les voyages – est-ce qu’on obtiendra le service ‘gold’?
SA: il y a beaucoup de facteurs à contrôler pour acheminer des personnes aux réunions…les chambres sont réservées à l’avance – il n’est pas nécessaire de communiquer le nom des clients avant la dernière semaine précédant la réunion. Au plus tôt nous pouvons faire les réservations, au mieux c’est pour nous. Pour certains pays, les questions de visa sont très complexes.
CLO: notre personnel peut vous fournir la liste avec les données de tous les voyageurs potentiels – 15 + 10 + NomCom
SA: bien qu’on pourrait faire les réservations pour l’hôtel et le voyage trois semaines avant, les visas resteraient un problème. Il faut avoir le nom des personnes pour lesquelles il faut des visas. Ensuite, on décide des itinéraires et on obtient les visas nécessaires.
CLO: Au plus tôt le personnel chargé d’organiser les formalités de voyage connaît le pays d’origine des participants, au mieux il peut les aider. Nous assistons à une situation où des personnes importantes que nous voulons présenter durant la dernière journée ont déjà dû quitter les lieux.
SA: les membres du personnel d’At-Large sont vos médiateurs par excellence pour transmettre vos attentes.
CLO: l’ExCom doit être sur place jusqu’à 18 heures le dernier jour. Permettre aux membres de l’ALAC de recevoir des fonds pour leur logement la nuit de la dernière journée de la réunion internationale est un excellent investissement financier.
SA: Nous avons besoin au plus vite d’une liste de noms précisant le pays de résidence de chacunes des personnes.
CLO: pour ce qui est des dates d’arrivée, nous devrions confirmer les dates de retour et les dates pour les groupes de travail qui tiendront leurs ateliers dans les jours précédents le début officiel de la réunion internationale publique de l’ICANN.
AG: pour ceux qui voyagent de façon régulière, acheter leurs billets longtemps à l’avance peut poser problème.
CLO: Il est très important d’obtenir de meilleurs tarifs pour les billets d’avion
SA: un peu plus de souplesse dans les directives pour la réservation de billets nous aiderait à faire de meilleurs choix.
AG: Nous pouvons signaler à l’équipe chargée de l’organisation des voyages sur les participants qui présentent les situations les plus problématiques.
NAH: Sylvia remplacera Jose.
Discussion sur le double emploi des ressources – ex. besoin d’avoir Sylvia et Jose à Seoul…
SB: Nous devons dire à Sylvia au plus vite si oui ou non elle aura droit à une indemnisation de l’ICANN pour ses frais de déplacement
SA: At-Large devra créer une nouvelle base de données. Êtes-vous en train de travailler avec IT pour mettre au point ce système électronique de base de données que les voyageurs pourront compléter eux-mêmes ?
CLO: Est-ce qu’on fera appel aux services de groupes particuliers à l’avenir (chaînes hôtelières etc.)?
SA: expliqua la différence entre les fonctions de l’équipe du personnel chargée de l’organisation des réunions et celle chargée de l’organisation des voyages. L’équipe chargé d’organiser les réunions explore la possibilité de recourir aux chaines pour obtenir des ristournes. SA fait la même chose auprès des compagnies aériennes.
CLO: c’est agréable de noter qu’il existe un dialogue.
NAH: les RALO ne seront pas satisfaites.
Discussion sur l’élection d’un agent de liaison au comité directoire et la possibilité d’avoir des membres ALAC/At-Large siégeant au comité directoire de l’ICANN
Action à suivre: NAH enverra par liste une explication plus en détail sur l’approche qu’il suggère quant à l’élection d’un agent de liaison au comité directoire de l’ICANN
Action à suivre: l’ ExCom doit faire du ‘lobbying’ pour faire admettre l’idée d’avoir des membres At-Large/ALAC siégeant au comité directoire de l’ICANN.
Rapport de réunions
Discussion sur le statut des publications des rapports des réunions.
Rencontre avec la jeunesse
SB: a proposé qu’At-Large travaille en collaboration avec le ccNSO sur la tenue éventuelle de forum pour la jeunesse à Seoul.
Action à suivre: la liaison du ccNSO doit transmettre les informations au sujet de l’idée de tenir un forum de la jeunesse à Seoul. Sur base de ces précisions, ExCom discutera de la possibilité de travailler en collaboration avec le ccNSO pour l’organisation de cet événement.
Programmes des bourses ICANN
VS a abordé les changements dans le programme des bourses.
Campagne d’information sur l’ICANN auprès des candidats ALS potentiels
SB: a proposé que les secrétariats régionaux (RALO) soient responsables pour mettre en œuvre la recommandation du sommet qui conseille qu’At-Large compte une ALS au moins par pays.
