AL-ALAC-ST-0509-3%20Rev%201%20ALAC%20Statement%20on%20the%20Public%20Consultation%20Process%20-%20FR.pdf (publié le 29 octobre 2009)

ANGLAIS, ESPAGNOLE

*AL.ALAC/ST.0509/3
ORIGINAL: anglais
DATE: 19 mai 2009
STATUT: BROUILLON*

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Cet avis a originalement été préparé par le personnel d’ICANN pour le groupe de travail 1 du Sommet At-Large puisque la communauté At-Large a indiqué à plusieurs reprises que le processus de consultation publique présentement utilisé empêche un soutien efficace de la part de At-Large. Le document original est AL.SUM/WG1.01/INF.1

À l’intérieur du texte, le personnel At-Large a proposé des idées et des changements qui pourraient rendre le processus de consultation publique plus facile, convivial et transparent. Les changements proposés sont basés sur les suggestions et commentaires faits par les membres de la communauté At-Large.

Suite au sommet, la chaire d’ALAC a demandé à ce que le personnel prépare un avis brouillon à partir de la version originale du texte. L’avis a été mis à la disposition du comité exécutif d’ALAC en date du 19 mai 2009.

Fin de l’introduction

Recommandations pour l’amélioration du processus de consultation

Le comité consultatif At-Large reconnaît que garantir le processus conçu pour permettre la participation de ceux concernés par les politiques adoptées par ICANN est à la base du modèle ICANN. De plus, au cœur de ce processus est la façon dont les commentaires publics sont sollicités en plus des résultats provoqués par lesdits commentaires.
Le processus pour les commentaires publics a peu changé au cours des dernières années alors que la communauté a pour sa part énormément changé. Nous notons qu’il y a eu des développements positifs tel que par exemple l’affichage de résumés des commentaires reçus mais ceci n’est toutefois pas suffisant. Nous sommes d’avis que le temps est venu d’améliorer les aspects fondamentaux du processus.

Préoccupations relatives au processus présentement utilisé
L’ALAC a certaines préoccupations quant au processus de consultation publique:

1. Il semble avoir peu ou aucune règle relative à:

> a. qui peut initier une consultation;
> b. quand une consultation peut être initiée;
> c. quels problèmes ou questions nécessitent une consultation et ceux qui n’en nécessitent pas (à l’exception de certaines consultations règlementées);
> d. la durée d’une consultation (à l’exception de certaines consultations règlementées);
> e. quelles informations doivent accompagnées une consultation afin de définir le contexte;
> f. dans quelle langue doit avoir lieu la consultation;
> g. quand une consultation devrait débuter;
> h. quel niveau de participation de la part de la communauté équivaut à un niveau de consultation raisonnable pour pouvoir passer à la prochaine étape du processus de travail; et
> i. pour une consultation relative à un document en évolution, il y a rarement un historique du document démontrant les changements entre les différentes versions. Il en résulte que ceux qui ont déjà lu un document pour une consultation précédente doivent relire le texte au complet afin d’essayer de trouver les changements apportés.

2. Ceux qui débutent des consultations ne sont pas dans l’obligation de penser aux éléments suivants avant de débuter celles-ci:

> a. est-ce qu’il y a plusieurs autres consultations en cours;
> b. est-ce qu’il y a des communautés qui nécessiteront du matériel informatif ou des exposés afin de pouvoir faire des commentaires avertis et éduqués;
> c. quel est le niveau de contribution requis de la part de la communauté afin de pouvoir passer à l’étape suivante du processus;
> d. est-ce qu’il y a des communautés pour lesquelles la consultation est plus pertinente que d’autres et si oui, est-ce que les communications sont bien ciblées afin de solliciter une participation de la part de la communauté;
> e. est-ce que les messages de la consultation sont faciles à comprendre; et
> f. est-ce qu’un avis concernant la tenue d’une consultation devrait être transmis à l’avance au personnel ou aux parties prenantes des communautés?

3. Les informations ne sont pas maintenues et disponibles de façon organisée relativement à:

> a. quelles consultations auront bientôt lieu et quand;
> b. combien de participants ont participé aux consultations; et
> c. quel type de participation chaque consultation a obtenu (soit par exemple quelles communautés ont répondu à l’appel).

4. Ceux qui participent aux consultations publiques obtiennent rarement des informations quant à l’effet que leur participation a provoqué:

> a. les contributions apportées lors des consultations sont résumées dans le sommaire des commentaires mais les étapes suivantes du processus indiquent rarement, de façon claire et précise, si un commentaire a affecté ou non la suite du processus;
> b. le sommaire des consultations n’est pas communiqué directement à tous ceux qui ont participé ou à toutes les parties pertinentes de la communauté;
> c. les réponses ou réactions des comités consultatifs ou des organisations soutenant le conseil d’administration ne sont pas communiquées de façon régulière et de plus, la communauté n’a aucune preuve que le conseil discute régulièrement des commentaires ou de quelle façon les commentaires influencent les décisions du conseil d’administration.

Les impacts relatifs aux préoccupations indiquées ci-dessus

Nous notons des impacts importants quant à ce qui précède :

  • À part quelques exceptions, la communauté ne reçoit pas d’avis quant à la tenue future d’une consultation. Seulement ceux qui développent le matériel de consultation savent qu’il y aura consultation sur un sujet quelconque.
  • Sans avis préalable, la communauté bénévole ne peut planifier son horaire ou sa charge de travail en fonction des questions relatives à ICANN.
  • De façon générale, toute la communauté sait qu’une consultation a débuté seulement lorsque celle-ci apparaît sur le site web (à l’exception des avis fournis dans les mises à jour mensuelles des politiques) et de plus, aucune information contextuelle n’est disponible à part ce qui est publiquement affiché (et si de telles informations sont disponibles, elles sont souvent difficiles à trouver).
  • Le temps alloué pour la plupart des consultations et le manque de préavis signifient que si des exposée sont nécessaires afin d’éduquer certaines parties de la communauté, ces exposés sont conçus rapidement et avec peu de préparation. Il est même quelque fois impossible de préparer et de présenter des exposés en raison du manque de temps et de préavis.
  • Les consultations débutent souvent juste avant et/ou juste après une réunion d’ICANN au moment même où le personnel et les bénévoles se préparent pour la réunion et disposent donc de peu de temps pour parler, discuter ou décider quoi dire lors de la consultation.
  • Pour les consultations se rapportant à des documents en évolution, un historique des documents indiquant les changements apportés entre les versions n’est pas disponible et donc, ceux qui ont lu le document d’une consultation précédente doivent relire le texte au complet afin d’essayer de trouver les changements apportés.
  • Les membres de la communauté qui assistant aux réunions ICANN ont la possibilité d’influencer le processus ou ses résultats bien plus que ceux qui n’assistent pas aux réunions et ceci est aussi vrai pour ceux qui participent à distance. Ceux qui assistent aux réunions se renseignent et s’éduquent grâce à des ateliers portant sur les sujets de consultation et donc ceux qui n’assistent pas aux réunions sont désavantagés.
  • Des consultations importantes reçoivent moins d’attention (puisque les bénévoles ne peuvent pas s’occuper d’ICANN à temps plein – ils doivent terminer leur «vrai» travail afin de pouvoir assister aux réunions – et une fois les réunions terminées, ils doivent retourner à leur travail et ont souvent moins de temps à consacrer à leurs activités ICANN une fois retournés chez eux.).
  • Les communautés qui possèdent des ressources importantes à consacrer aux consultations sont plus en mesure d’influencer les résultats.
  • Il n’y a généralement pas assez de temps pour préparer les traductions nécessaires et donc les communautés qui ne parlent pas, qui ne lisent pas ou qui n’écrivent pas l’anglais couramment sont grandement désavantagés.

Changements à apporter

L’ALAC suggère les changements suivants au processus de consultation:

1. Assigner du personnel pour maintenir un calendrier public où toutes les consultations à venir sont affichées à l’avance et démontrant entre autre:

> a. quel département ICANN demande la consultation;
> b. les sujets discutés lors de celle-ci (en résumé);
> c. pourquoi celle-ci est nécessaire;
> d. quels sont les processus reliés et à celle-ci et leur échéancier;
> e. quelle langue sera utilisée pour cette consultation;
> f. quels documents devront accompagner la consultation et où trouver ces derniers.

Ces renseignements devraient être mis à jour au fur et à mesure que la date de consultation approche. Une consultation ne se retrouvant pas au calendrier au moins un mois avant la date de tenue de la consultation ne pourra pas avoir lieu sans le consentement du conseil d’administration.

2. Un avis devra être affiché au moins 45 jours avant le début de la consultation sur une partie spéciale du site icann.org et cet avis devra fournir les informations de base suivantes:

> a. un titre court et facilement compréhensible;
> b. une courte description de ce qui sera discuté lors de la consultation;
> c. la date du début de la consultation ainsi que la durée de celle-ci – et s’il existe des incertitudes à propos de ces renseignements, celles-ci devront être indiquées;
> d. la raison de sa création;
> e. qui est à la source de sa création – soit le personnel et le département d’ICANN;
> f. quelle est/était l’étape précédente et quelles sont les étapes suivantes;
> g. s’il y a lieu, quelles sont les documents de référence qui accompagneront la consultation et où trouver ces documents;
> h. pour une consultation se rapportant à un document en évolution:
> i. un lien à une version indiquant les changements entre les consultations doit être affiché afin qu’il soit facile de constater des changements apportés entre l’ancien et le nouveau texte;
> ii. un court sommaire narratif des changements effectués entre les différentes versions et relié à l’avis de consultation grâce à un lien;
> i. si d’autres informations peuvent être trouvées afin de fournir plus de renseignements à ceux qui sont nouveaux à cette question ou problématique;
> j. quelle langue sera utilisée pour cette consultation;
> k. si le conseil d’administration recherche des commentaires AC ou SO quant à la consultation (si connu).

Cette nouvelle section devrait être intégrée aux pages publiques de consultation existant déjà pour permettre une révision facile. Un lien RSS devrait également être inclus. Des liens se rapportant à cette section devraient de plus être présents de façon évidente sur tous les microsites d’icann.org.

3. Au moins 30 jours avant le début de la consultation, tous les documents relatifs à celle-ci doivent être disponibles dans les langues nécessaires. Le «décompte» d’une consultation ne peut pas commencer si un document n’est pas publiquement disponible depuis 30 jours sauf sans le consentement du conseil d’administration.

4. La direction d’ICANN devrait utiliser le calendrier afin de céduler les consultations tout au cours de l’année. L’objectif principal devrait être de s’assurer que les consultations sont céduler tout au cours de l’année et dans la mesure du possible, s’assurer que les consultations importantes ne sont pas concentrées dans des périodes de temps restreintes, et spécialement pas avant ou après les réunions.

5. Ceux qui croient qu’il est nécessaire d’offrir des traductions dans des langues autres que les deux proposées à l’étape 2 doivent fournir cette information (ainsi que les raisons derrière ce raisonnement) à celui qui est à l’origine de la consultation au moins 45 jours avant le début de la consultation.

6. Dans la mesure du possible, les consultations devrait avoir une durée semblable – pas moins de 30 jours

7. Si une consultation a pour objet une question technique ou toute autre question nécessitant que les membres de la communauté reçoivent des informations spécifiques afin de pouvoir offrir des commentaires avertis, le personnel responsable doit aviser les groupes au moins 30 jours avant le début de la consultation afin que des exposés soient planifié si ceux-ci s’avèrent nécessaires.

8. Les préoccupations identifiées dans la section ci-dessus intitulée «Préoccupations relatives au processus présentement utilisé» devraient être adressées si une solution n’a pas été spécifiquement recommandée.

L’ALAC comprend que les changements proposés sont importants. Nous somme d’avis que ces changements amélioreront grandement le processus pour toutes les parties prenantes et pas seulement At-Large. Nous croyons aussi qu’ils rendraient ICANN plus redevable en plus de générer des commentaires publics plus utiles et informatifs.

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