2017-12-20 New gTLD Subsequent Procedures PDP Work Track 5

Notes/ Action Items

1.  Welcome; Updates on Statement of Interests (SOI) 

- No SOI updates

2. Agenda review and length of calls

- No proposed updates to the agenda

- This call is scheduled for 90 minutes

- No objections raised to making future calls 90 minutes in length

3.  2nd reading of the draft Terms of Reference

- One perspective –IDN’s are mentioned briefly in the TOR document, but we need to be aware of the fact that IDNs will be used more broadly in the future, and that they are an important part of the discussion regarding geographic names

- Clarifying question - sentence 1 in the Scope, regarding “Grounds for Objection” - there is no section in the Applicant Guidebook that specifically speaks to grounds for objection with respect to geographic names. To what does this text refer?

- Additional input - We need to focus first on the affirmative: what is a geo name, how are geo names reviewed, etc and then go into potential grounds for objection

- In cleaning up the draft Terms of Reference, we should make clear in that sentence that there is no section in the 2012 AGB "Potential Grounds for Objections."

From the chat:

Liz Williams: @Kristina...you are absolutely right.  We must not start with objections.  We must start with positives and a very open funnel and work downwards to dealing with objections which may be a very very long way in the future.

Robin Gross: What Kristina recommends makes sense.  Better to start with defining geonames and then drilling down into the objection process for them.

Sara Bockey: Agree with Robin and Kristina

wafa Dahmani (AtLarge-ccNSO): +1 kristina

- Note on the Terms of Reference Google Doc: the beginning of the document includes a framework for handling suggestions, including those that were included and not included in the current draft. This text will be omitted in the final text of the Terms of Reference. 

- The co-leads reviewed all comments and tried to work them in where possible, but if the comments were beyond that which is possible in the current context of a PDP WG frame, they were not incorporated into the current draft.

From the chat: 

Liz Williams: @Martin...what I was saying was that we should be focusing on broader elements in this context as we know full well that Terms of Reference limitations we see issues raised time and time again outside of the PDP if people perceive their points are not heard.

-Question - in Problem Statement paragraph 1, what do the " . . . " mean in the quoted text? Answer - this is a long quote that was cut down.

- Comment regarding the introductory language about changes that may need to be made to 2007 policy. If there is not consensus recommendation, are we putting in the Terms of Reference that we are using the 2007 policy as the point of reference or as the AGB was implemented in 2012?

From the chat:

Paul McGrady: The GNSO Council Policy stands until it is replaced with new Policy.  Intervening implementation that ignores Policy doesn't make the Policy go away.

Robin Gross: Completely agree, Paul.

Katrin Ohlmer: +1 Paul

Alan Greenberg: I thought the basis, unless we explicitly change or revert to the original policy, is the Applicant Guidebook 

Cheryl Langdon-Orr (CLO - PDP Co-Chair): That is my understanding @Alan Yes

- We have policy in place that was approved in 2007. The AGB included some changes that did not go through a policy process. If the AGB elements are elements that the WT supports, this would need to be added to the  policy for subsequent procedures. 

- Some WT members suggested adjusting the text quoted from the Subsequent Procedures WG Charter. One member suggested that "overriding expisting policy principles" should not be included. The Co-leaders clarified that the language quoted from the Charter in the Problem Statement are taken verbatim from the Charter, therefore it is not possible to adjust this text. However, some of the quoted text can be trimmed out if it is not relevant.

- Input from a WT member -- the GNSO policy remains GNSO policy unless it is replaced with new GNSO policy, regardless of intervening implementation. 

From the chat: 

Liz Williams: @Paul & Robyn yes I agree however, we know that implementation substantially changed the way policy was actually used in the process.  That is what we need to clean up; make more objective; ensure that all applicants know what they are doing; all evaluators are clear; ensure, particularly, when and how the Board and GAC get involved in any application evaluation.  It is a grave error to repeat the confusion where the board becomes the evaluation panel.

Liz Williams: It is double trouble that the GAC, in the context of the discussion here, becomes a quasi evaluation panel, even though we all know governments may have legitimate public policy interests

Kristina Rosette (Amazon Registry): Here's a proposed revision of Para. 1 (Scope) that addresses my concern.  Explanatory note will follow:  Work Track 5 will focus on developing proposed recommendations regarding geographic names at the top level, including both ASCII and IDN form. WT5 will (i) consider what constitutes a geographic name in the specific context of the New gTLD Program; (ii) analyze relevant rules contained in the 2012 Applicant Guidebook, such as the Geographic Names Review procedure, Geographic Names Extended Evaluation, and Objection Procedures; and (iii) take into account previous work related to geographic names that the community may have completed. 

Alan Greenberg: Can we have a ruling from the PDP Co-Chairs, we have to irreconcilable positions being proposed here as to what the default it.

Kristina Rosette (Amazon Registry): Explanatory note:  :  I intentionally used Geographic Names Review because it is the umbrella section within the AGB (2.2.1.4) within which a number of more specific sections – such as Geographic Names Requiring Government Support (2.2.1.4.2) and the Review Procedure for Geographic Names (2.2.1.4.4.). To address my concern about the previous “Potential Grounds for Objection,” I intentionally used Objection Procedures, which is the title of the AGB module that covers objections.

Liz Williams: @Kristina...nice work.  Tight language and allows for inevitable broader discussion.

Kristina Rosette (Amazon Registry): @Liz: Thanks.

Cheryl Langdon-Orr (CLO - PDP Co-Chair): Thanks Kristina  that helps us capture your point and post a possible solution 

Robin Gross: Avri was pretty clear in Abu Dhabi at our WT5 kick-off meeting that existing gtld policy stands unless and until this WT comes to consensus to change it.

Javier Rúa-Jovet (ALAC): +1Alan

Steve Chan: @Hadia, as noted by Greg, the language in quotes is direct text from the overall PDP WG's charter.

Greg Shatan: Once again, this is the Charter you are objecting to.

Paul McGrady: +1 Kristina.  I like the proposed language.

Justine Chew: @Kristina, good writing. 

Robin Gross: I think Kristina's language proposal is a good way forward also.

- One WT members suggested that if the implementation from the last round incorrectly implemented the policy, this is different from a case where we might want to make adjustments going forward in terms of policy or implementation. Do we want to spend additional time focusing on policy that did not end up being implemented?

- In our deliberations, we could have a matrix with the 2007 policy, the implementation, the reason policy and implementation are different (to the extent they are different), and the recommendation going forward from the WG, which could be in line with the earlier policy, the implementation, or something different from either of these. Regardless of what the group recommends, the recommendation going forward needs to be clear.

- One member suggested that for any issue, if we don't make an explicit decision to change anything, the AGB stands. It is much more detailed than the original policy.