Date: 20 August 2008

Time: 1300 - 1400 UTC (For the time in various timezones click here)

Participants: S Salinas, S Herlein Leite, R Medina, E Leibovitch, B Brendler, D Thompson, C Langdon-Orr, R Guerra, V Scartezini, J L Barzallo, C Aguirre

Staff: D Brent, D Michel, N Ashton-Hart , M Langenegger, F Teboul

Interpretation: Spanish

Summary Minutes: English

Recording: English, Español

Adobe Connect Link: http://icann.na3.acrobat.com/r34386247/

Meeting Number: AL.BRIEF/CC.0808/1

Description:

There has been quite a bit of discussion about the new Travel Procedures for Volunteers announced on 13th August ( http://www.icann.org/en/announcements/announcement-13aug08-en.htm). This procedure changes considerably the travel support for the community and for At-Large in particular.

The call is to discuss the new approach and its impact on At-Large with Denise Michel, VP Policy Development, and Doug Brent, COO.

Reference Material (EN):

Announcement of new travel procedures:

http://www.icann.org/en/announcements/announcement-13aug08-en.htm

Dial-outs

TBA

Remote Participation (EN)
Please take note of the following information which is designed to ensure the highest quality experience for all those attending teleconferences. It is also designed to ensure that calls start on time.

DIAL-IN Information

If you are in a country with a toll-free number (see list below), please dial in using the following Teleconference ID.

Teleconference ID English: 1638

DIAL-OUT Information

If you are in a country without a toll-free number (see list below), please use one of the following two options to receive a dial-out to you:

Use the form at http://go.adigo.com/go/outlink.php?sid=7298 to request a dial out. You will then get a dial-out to attend remotely. IMPORTANT: please precede your country code with 011 instead of 00. The dialer will only be able to ring you if you use 011. This facility is for use once a call has started. It will not work to schedule a dial-out in advance.
You may request a dial out by sending an email to the staff@atlarge.icann.org email address. This request must be received at least 36 hours in advance of the call start time or we will be unable to process the request. If you need a last-minute dial-out, please use the URL above to request one once the conference call has started.

The operators will call those who have requested dial-outs starting approximately 10 minutes before the meeting starts. Please make sure you are ready to accept the call. If the operators have to ring you back, this will end up delaying the start time for all participants.

Interpretation on Teleconferences

If you are attending a teleconference with interpretation, be advised that the standard dial-out numbers are for English language participation. If you would like to be on non-English channel, please send an email to staff@atlarge.icann.org at least 36 hours in advance of the start of the teleconference and provide us with two alternative phone numbers you can be reached on and the language you wish to participate in as operators must dial out to you. If we do not hear from you we will assume that you are either not joining the call or planning to participate in English.

DO'S and DONT'S

The audio quality of the teleconference is greatly improved if participants use landlines instead of mobile telephones. Mobile phones are also much more likely to be dropped than landlines. Please do not participate using mobile phones except in extreme circumstances as using them is likely to degrade the quality of the teleconference for the other participants.
VoIP services are disruptive of line quality for everyone, even when you mute yourself. Please do not use such services - request a dial out instead.
When you are on the call and not speaking, please use *6 to mute yourself. When ready to speak, use *7 to un-mute.
Please preface your comments during calls with your name, especially on calls with interpretation, so that those listening in other languages know who is speaking.
Please remember to ask for the floor before speaking, and ensure not to speak over any other person, as this will make it difficult for others to understand you.
Please remember to speak slowly - especially on calls with interpretation - so that you can be understood by non-native speakers of your language, or so that the interpreter will be able to correctly interpret your comments for others.

If you have a Problem During a Call

If you have a problem during the call, please use *0 on the telephone keypad to ask an operator to help you. You may also send an IM to the Adigo call operator at AOL/AIM: adigoop or skype: adigo01.
If your line is dropped, please do not send emails to the staff or other participants. They are unlikely to be watching their inboxes during the call. Please instead either IM the conference operator or contact the staff on Skype, AOL IM, or Windows IM; the contact information for all staff persons is in the signatures of their emails.
If you wish to report a problem with a dial-in number, or any other issue with the call, please send an email to staff@atlarge.icann.org and/or to support@adigo.com and tell us what the problem is so we can help to fix it.

Remote Participation (FR)

Participation à distance

Veuillez noter l'information suivante qui est conçue afin d’assurer la qualité optimale pour tous ceux qui participeront à nos téléconférences. Cette information est également conçue afin d'assurer que les appels commencent à l'heure.

Information sur les numéro de téléphone gratuit

Si vous êtes dans un pays avec un numéro de téléphone gratuit (voir la liste ci-dessous), utilisez SVP le numéro d'identification suivant pour participer à la téléconférence sur le canal français. Le canal français est seulement actif s'il y a interprétation français.

Numéro d'identification pour le canal français: 1838
Numéro d'identification pour le canal anglais: 1638

Information sur les appels du numéro de téléphone des participants

Si vous êtes dans un pays sans numéro de téléphone gratuit (voir la liste ci-dessous), utilisez SVP une des deux options suivantes afin de recevoir une connexion chez vous:

Utilisez l’application du lien suivant http://go.adigo.com/go/outlink.php?sid=7298 afin de demander de se faire appeler. Vous obtiendrez alors une connexion pour être présent “à distance”. IMPORTANT : Veuillez SVP précéder votre code de pays avec le 011 au lieu du 00. L'appeleur pourra seulement vous téléphoner si vous utilisez le 011. Ce service sert une fois que l'appel a commencé. Cela ne fonctionnera pas pour programmer une connexion à l'avance.
Vous pouvez demander une connexion en envoyant un email à l’adresse suivante staff@atlarge.icann.org. Cette demande devra être reçue au moins 36 heures avant l'heure du début d'appel ou bien, nous ne pourrons malheureusement pas traiter la demande. Par contre, si vous avez besoin d'une connexion de dernière minute, utilisez SVP l’URL ci-dessus afin d’en demander une, dès que la conférence téléphonique commencera.

Les opérateurs appelleront ceux qui ont demandé des connexions débutant approximativement 10 minutes avant que la réunion commence. Veuillez vous assurer que vous êtes prêts à accepter l'appel. Si les opérateurs doivent vous contacter à plusieurs reprises, ceci finira par retarder l'heure de départ pour tous les participants.

Interprétation lors des téléconférences

Si vous assistez à une téléconférence avec l'interprétation, soyez conscient que les connexions sont réalisées pour la participation des anglophones. Si vous souhaitez être sur le canal non-anglophones, envoyer SVP un email à l’adresse suivante staff@atlarge.icann.org au moins 36 heures avant le début de la téléconférence en nous fournissant deux numéros de téléphone alternatifs où vous pouvez être joint ainsi que la langue à laquelle vous souhaitez participer pour que les opérateurs vous dirigent convenablement. Si nous n'avons pas de vos nouvelles, nous supposerons que vous déclinez notre invitation ou que vous ne projetez pas d’y participer en anglais.

Faire et NE PAS FAIRE

La qualité audio de la téléconférence sera meilleure si les participants utilisent des téléphones fixes au lieu des téléphones portables. Les téléphones portables ont également plus tendance à tomber que des téléphones fixes. Veuillez SVP éviter de participer à l'aide des téléphones portables mis à part dans des circonstances extrêmes car son utilisation est susceptible de dégrader la qualité de la téléconférence pour les autres participants.
Les services de VoIP sont disruptifs de la qualité de la ligne pour chacun, même lorsque vous choisissez l’option “sans son”. Veuillez SVP ne pas utiliser de tels services et demandez une connexion à la place.
Quand vous êtes en communication sans volonté de s’exprimer, utilisez SVP *6 pour ne pas se faire entendre, tout en écoutant la téléconférence. Dès que vous êtes prêt à parler, utilisez SVP *7 afin de vous exprimer.
Avant de prendre la parole, veuillez SVP présenter vos commentaires avec votre nom, particulièrement lors des appels avec l'interprétation, de sorte que ceux qui écoutent dans d'autres langues sachent qui parle.
Rappelez-vous SVP de demander la parole avant de parler, et assurez-vous de ne pas parler en même temps que les autres personnes afin qu’elles puissant vous entendre, et par conséquent vous comprendre.
Rappelez-vous SVP de parler lentement, particulièrement durant les appels avec l'interprétation, de sorte que vous puissiez être compris par les personnes de langue maternelle étrangère à votre langue, ou de sorte que l'interprète puisse interpréter correctement vos commentaires pour les autres.

Si vous avez un problème pendant un appel

Si vous avez un problème pendant l'appel, utilisez SVP *0 sur les touches de votre téléphone pour demander à un opérateur de vous aider. Vous pouvez également envoyer un IM à l'opérateur d'appel Adigo à l'identification d'AOL/AIM: adigoop ou skype: adigo01.
Si votre ligne est endommagée, n'envoyez pas SVP des emails au personnel ou à d'autres participants. Ils seront peu susceptibles de consulter leurs boites de réception pendant l'appel. En lieu et place, envoyez un IM à l'opérateur ou contactez le personnel via Skype, AOL IM, ou Windows IM ; Par ailleurs, les cartes de visites virtuelles de tout le personnel se trouvent dans les signatures de leurs emails respectifs.
Si vous souhaitez rapporter un problème avec un numéro de l’application, ou n'importe quelle autre problème avec l'appel, envoyez SVP un email à staff@atlarge.icann.org et/ou à support@adigo.com et dites-nous quel est le problème afin que nous puissions vous aider.

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Remote Participation (ES)

Participación remota

Por favor, tomen nota de la siguiente información designada para asegurar una experiencia con la mayor calidad para todos aquellos ateniendo la teleconferencia. Así mismo, esta designada para asegurar que las llamadas empiecen puntualmente.

INFORMACION PARA PARTICIPAR CON NUMERO GRATUITO

Si se encuentra en un país con numero gratuito (véase lista abajo), por favor use el siguente numero de identificación para participar sobre el canal español. El canal español solamente es activa si hay interpretación española.

Numero de identificacón para el canal español: 1738
Numero de identificacón para el canal ingles: 1638

INFORMACION PARA PARTICIPAR SIN NUMERO GRATUITO

Si se encuentra en un país sin numero gratuito ver lista abajo, por favor use una de las dos opciones siguientes para poder recibir una llamada:

1. Usar el enlace http://go.adigo.com/go/outlink.php?sid=7298 para solicitar la llamada. Recibirá un dial-out para participar de manera remota. Importante: por favor proceda sus prefijos de su país 011 en lugar de 00. El marcador será solo capaz de sonar si usa el 011. Esta opción es para usar solamente una vez la llamada ha empezado. No funcionará para planificar previamente.

2. Puedes solicitar un dial-out enviando un email a la dirección staff@atlarge.icann.org Esa solicitud debe ser recibido por lo menos 36 horas de antemano antes de la hora del inicio de la llamada. En caso contrario no será posible procesar la solicitud. Si necesita una llamada dial-out ultima minuta, por favor, use el URL http://go.adigo.com/go/outlink.php?sid=7298 para solicitar una vez la teleconferencia ha empezada.

INTERPRETACIÓN DE LAS TELECONFERENCIAS

Si está atendiendo una teleconferencia mediante intérprete, tenga en cuenta que el marcado estándar de números es para participar en inglés. Si desea participar en un canal que no esté en inglés, por favor envíe un email a la dirección staff@atlarge.icann.org por lo menos con 36 horas de antelación al inicio de la teleconferencia. Asimismo es necesario que nos facilite dos números de teléfono alternativos mediante los cuales se le puede contactar y el idioma en el que desea participar, ya que los operadores deben marcarle a usted. Si no sabemos nada de usted, asumiremos que, o bien no participa en la llamada o bien planea participar en inglés.

Hacer y no hacer

• La calidad del audio de la teleconferencia es ampliamente mejorada si los participantes usan teléfonos fijos en lugar de móviles. Los teléfonos móviles son además más propensos a cortarse. Por favor no participe usando este teléfonos móviles excepto en caso de circunstancias extremas ya que usarlos significa disminuir la calidad de la teleconferencia para los demás participantes.
• Los servicios VoIP destruyen la calidad de la línea para todos, incluso cuando usted se pone “en silencio”. Por favor no use estos servicio-requiera un “dial out” en su lugar.
• Cuando se encuentre en la llamado y no esté hablando, porfavor use el *6 para activar el silencio. Cuando esté listo para hablar, use *7 para desactivar el silencio.
• Por favor preceda sus comentarios durante las llamadas con su nombre, sobretodo en las llamadas con intérpretes, de manera que aquellos que estén escuchando en otros idiomas sepan quién está hablando.
• Por favor recuerde preguntar antes de hablar, para asegurar que no habla por encima de ninguna otra persona, ya que esto hará difícil para los demás entenderle correctamente.
• Por favor recuerde hablar despacio --especialmente en las llamadas con intérprete- para que pueda ser comprendido por los oyentes no nativos de su idioma, o para que el intérprete pueda interpretar correctamente sus comentarios a los demás.

SI TIENE UN PROBLEMA DURANTE LA LLAMADA

• Si tiene un problema durante la llamada, por favor use el 0 del teclado del teléfono para solicitar ayuda a un operador. También puede enviar un IM al operador Adigo a través de AOL/AIM: adigoop o skype: adigo01 • Si su línea se corta, *por favor no envíe emails al personal u otros participantes. Probablemente no estarán revisando sus buzones durante la llamada. Por favor, en lugar de eso puede enviar un IM al operador de la conferencia o contactar el personal en Skype, AOL IM, o Windows IM; la información del contacto para todo el personal se encuentra en las firmas de sus emails.
• Si desea avisar de un problema con un numero de dial-in, o cualquier otro asunto relacionado con la llamada, por favor envíe un email a staff@atlarge.icann.org y/o a support@adigo.com y explique cuál es el problema de manera que podamos ayudarle a repararlo.

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Dial-In Numbers

USA: Toll-Free (North America Only): +1 (800) 550-6865 / USA Toll: +1 (213) 233-3193

Dial In Numbers
USA: Toll-Free (North America Only): +1 (800) 550-6865 / USA Toll: +1 (213) 233-3193