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DRAFT Document            
Background

La netiquette no es algo nuevo, y sin embargo hoy se siguen creando formas de mejorar la interacción por los medios virtuales. En 1995, el documento RFC 1855, estableció los primeros estándares de comportamiento para medios digitales. Muchas de esas recomendaciones aún se mantienen hoy en día.

La idea del presente documento es proponer algunas recomendaciones básicas para hacer más agradable las reuniones virtuales de ICANN, en espacios como el Adobe Connect,las listas de correo e incluso la Wiki.

 Normas de participación generales
 

• Trate de ingresar al Adobe Connect con al menos 5 minutos de anticipación al inicio de la sesión. De esta forma podrá saludar a los presentes.

• Ingrese a la sala con su nombre y     apellido. No con seudónimos. De esta forma, todos sabrán con quién están tratando.

• Cuando entre en la sala, realice     las pruebas de audio y video (el video no es necesario y no     recomienda) haciendo clic en los respectivos iconos para configurar     su sistema (estas pruebas son necesarias si desea intervenir     posteriormente con audio en la sala).

• Mientras se realiza la exposición     del Ponente/Expositor/Conferencista, se recomienda no utilizar el     Chat para evitar distracciones e interrupciones, así como mantener     la cámara de video apagada.

• Las preguntas se pueden lanzar por     chat durante la conferencia pero se responderán al final. Si desea     hacer un comentario con audio, levante la “mano” haciendo clic     en el ícono destinado para ello, en la parte superior izquierda de     la ventana. Espere que el moderador le conceda la palabra y active     el micrófono, haga su aporte y recuerde cerrar el micrófono.     Nota: el micrófono se activa o desactiva, haciendo clic en el     ícono que se encuentra en la parte superior izquierda de la     ventana.    

• Sea respetuoso al dirigirse a los     demás por su nombre, así todos los asistentes sabrán a quién se     dirige.    

• Cuando vaya a pedir la palabra     diga su propio nombre, así las personas que no lo conocen lo podrán     referenciar, si es necesario.    

• Recuerde que la sesión queda grabada.

• Los horarios corresponden a GMT     UTC (Horario Central Meridiano), debiendo cada participante     traducirlos a su hora local a través del link que se incluye en la     agenda para evitar llegar tarde o perder la sesión.

• Todos los asistentes     (participantes, moderadores, expositores) se basarán en la     colaboración y en el principio de la buena fe.

1. Recomendaciones para el correo electrónico.

Es importante fijarse en algunos aspectos que harán que la comunicación sea lo más eficaz y eficiente posible. En muchas ocasiones se pierden detalles que hacen que un correo electrónico no cumpla con lo que el emisor quería y puede generar confusión. Recuerde que un correo electrónico no deja de ser una carta, similar a cualquier otra, en la que solo cambia el medio por el que se envía.

Algunos de los puntos importantes a tener en cuenta a la hora de enviar un correo electrónico son:

1. Asegurarse bien de la dirección a la que desea enviar el correo. Hay tantos dominios registrados que el cambio de una sola letra puede hacer que el mensaje llegue a la persona equivocada. O bien que el mensaje llegue a la empresa pero al departamento o persona equivocada.

2. Envíe solo lo que le quiere comunicar o lo que le han pedido. No debe aprovecharse la gratuidad del sistema de envío para mandar documentos o archivos adjuntos innecesarios, generando más tráfico en la red y haciendo perder el tiempo a la persona que recibe el correo.

3. No se olvide rellenar el asunto (subject) del mensaje. Eso le da una idea clara y resumida del contenido del correo al destinatario.

4. Escriba un saludo, un cuerpo y una despedida, como haría en una carta tradicional. No tiene porqué utilizar fórmulas distintas para este tipo de mensajes. Ni más ceremoniosas ni más familiares, salvo que escriba a un amigo íntimo o persona allegada, y utilices lgún tipo de redacción más cercana.

5. No utilice las direcciones de correo electrónico de otras personas para enviar correo o archivos no solicitados. La privacidad del correo debe ser respetada. Tampoco ceda o de las direcciones de correos a otras personas, salvo que el propio interesado lo autorice.

6. Redacte de forma clara, correcta (sin faltas de ortografía) y no escriba todo el texto en letras mayúsculas. Tampoco debe utilizar diversos tipos de fuentes en la misma carta, muchos colores y smiles o dibujitos.

7. Si envía un correo a varias personas, utilice el campo de la copia ciega (bcc) para evitar que los demás destinatarios del mensaje conozcan las direcciones de las otras personas.

Firme. No envíe mensajes de forma anónima o incompletos. Debe indicar al     menos su nombre al pie del texto. Si quiere puede incorporar algún     otro dato adicional como su dirección, su teléfono, su página     web,. Etc.

Si ha mantenido algún otro mensaje con el destinatario del mismo, puede dejar el     texto anterior debajo del que usted escriba para recordar     detalles o puntos importantes o de interés. 

Es menester saludar antes del mensaje y despedirse con su  nombre, exactamente igual que lo haría con una carta firmada. Agréguele al final de su mensaje información de contacto  

8. Utilizar letras en mayúscula es de muy mala educación. Da la sensación de estar gritando. Por lo tanto, hay que evitar     escribir párrafos enteros en letras mayúsculas. Si se considera     que la importancia de un mensaje lo justifica, se da respuesta     inmediatamente para que el remitente sepa que se ha recibido, aunque     se vaya a mandar una respuesta   más larga, más tarde.

9. Igualmente, si alguien pide un archivo, es importante     avisarle sobre el tamaño, antes de enviarlo. Se debe tener presente     que no todo el mundo tiene banda ancha ni buzones de 5 Gigas.

10. Evite enviar mensajes en cadena. Las alarmas de virus y las     cadenas de mensajes son intencionados y su objetivo es saturar los     servidores y con ellos la red.   

11. Mirar las copias cuando se contesta un correo es de la mayor     importancia. Si la primera persona que envió el mensaje a su lista     de correo copia a una lista extensa, no se debe hacer lo mismo.

12. Tener en cuenta que la gente con quien te comunicas,     incluidos los  web máster de la páginas que     visitas, no cobran ni tienen la obligación de responder. Son     personas que si responden están haciendo un favor.

Recomendaciones para las listas de correo

Para las listas de discusión que gestionan foros de discusión a partir de mensajería resulta especialmente importante el uso de unas adecuadas pautas de netiquette por ser estos servicios especialmente sensibles al abuso. Un uso desordenado puede abatir una lista o acabar con su prestigio o con su utilidad en un periodo de tiempo asombrosamente corto. Y ello es por el importante flujo de información que circula por ellas, su efecto multiplicador,... y sobre todo por lo propicias que son a debates estériles que cansan a la audiencia alejándola de sus focos de interés,  propiciadas por abusos y deficientes administraciones.
Una buena guía de estilo es pues un instrumento indispensable para una eficaz lista de discusión.

1. Sin embargo la primera pauta de las listas comienza en su     propia área de interés. Las listas generan una gran circulación     de mensajes y demandan gran atención, así como recursos de su     ordenador y de su programa de mensajería. Limítese pues a     suscribirse solo a aquellas que pueda atender, o que tengan un alto     interés para usted.
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3. Cuando se una a una lista, antes de lanzarse sin más a     participar, espere, observe durante un tiempo cómo funciona la     lista, el talante de las intervenciones, las cuestiones que tratan y     el clima reinante. Vea qué temas se consideran off topics (fuera de     lugar). Solo una vez que esté seguro del terreno que pisa, y se     sienta acomodado con el grupo, comience a intervenir.
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5. Lea la información general de la lista y confirme cuales son     los temas propios del foro. En qué tópicos científicos,     académicos, profesionales, etc. está especializada. Y cíñase a     ellos en su comunicación. Ignore y evite responder a intervenciones     provocadoras o simplemente despistadas que inducen a respuestas     fuera del tema (off topics). Si quiere hacerlo hágalo fuera de la     lista de forma personal.    
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7. Muchas veces nos adherimos a una lista sin tener una idea exacta     de esta información por tratarse de listas de suscripción abierta
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9. Si la lista es de tipo Listserv, o dispone de una bases de     datos sobre intervenciones revísela e indague sobre los temas que     son de su interés, e incluso antes de intervenir vea si hay     intervenciones anteriores sobre el mismo tema, y si la suya va a ser     una intervención reincidente
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11. Antes de lanzar una duda abierta a la lista:

Busque  si  hay  disponible un servicio de FAQs  (Preguntas  Frecuentemente  Hechas, Frecuently Asked  Questions). Y si su duda está incluida.
Consulte con el administrador (owner) la duda en privado.
Solo si la duda responde a un tema propio de la lista envíela. Los miembros veteranos  suelen molestarse  al ver  las mismas preguntas de forma repetida cada poco tiempo.
Usted es libre de opinar en las listas pero nunca olvide que esa libertad debe ser respetada escrupulosamente en las discusiones sobre los temas que se proponen. Esto supone respetar: a) el temario del debate, b) las normas sobre procedimientos y tiempos que se han indicado.
Pero no hay que confundir esta libertad con cuestionar las normas de la lista. En todo momento respételas y aténgase a la aplicación que de ellas haga el administrador (listowner). El dueño  de la  lista establece  las especificaciones  locales de netiquette para su lista.
6. Recuerde que  las listas  de  discusión  tienen miembros de muchos países. En particular las que se realizan en español tienen miembros de la comunidad iberoamericana y de la comunidad de habla hispana del resto de países.
No asuma que los participantes en general van a entender una referencia local o referencias a películas,  fútbol, gastronomía, música, fiestas, proverbios, etc  o noticias de actualidad en su país o región. Si aún así decide hacer una referencia de este tipo, por favor,  explíquela.
No dé por hecho que van a entender referencias geográficas idiomáticas, culturales, climáticas,... que son locales, regionales o nacionales.

1. Es frecuente encontrarse el caso en que alguien se suscribe a     una lista con el único fin de enviar un mensaje de convocatoria o     de difundir una idea o una convocatoria o en otro caso con un fin     comercial, pero en ningún caso sin ánimo de esperar réplica y de     debatir o intercambiar experiencias o ideas. A esto se llama     "bombardeo de correo" o  bombing.
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3. El bombing es una práctica común que es detectada rápidamente     por los usuarios, y que se disculpa o perdona poco.
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5. No lo practique, y si lo hace tenga en cuenta que los     administradores suelen responder con la perdida total o parcial del     acceso a la lista o a la red.

1. No intervenga con comentarios o preguntas fuera de los temas     que son los titulares de la lista (con off topics) tenga en cuenta     que los que están suscritos lo están para estos temas, y que si no     se respeta esto usted se está aprovechando de un público prestado     y está haciendo perder el tiempo a los demás. Y a la recíproca,     si alguien realiza una intervención fuera de los temas propios de     la lista no responda ni mantenga una discusión pública con ese     motivo ni sobre ese tema, ni sobre la procedencia de hacerlo. En     todo caso utilice el correo privado.
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3. A veces en las listas de discusión se reciben mensajes sin     contenido sustantivo solo con expresiones del tipo: "Opino lo     mismo que...", o también "Bravo por Fulano, ya era hora     de que alguien dijese... [y a continuación se repite lo que ha     dicho Fulano con las mismas u otras palabras pero sin añadir nada     sustancial a la idea ya expuesta]". Este tipo de expresiones     además de no contribuir en nada a los objetivos de la lista, de no     aumentar el conocimiento común, o reflexionar, o compartir la     experiencia,...  propician un ambiente de adhesiones,     tendencias, y de confrontación, sectario en definitiva, donde las     opiniones se inhiben, y algunos se sienten intimidados o no libres     para expresar otras opiniones.
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5. Por tanto no induzca a tomar partido, ni lo tome, sin     fundamentación, no sea sectario ni fomente "el partidismo".     Esteriliza las lista y crea un mal clima. En una lista no estamos en     una asamblea ni en unas votaciones políticas. No se trata de buscar     la confrontación, sino la participación, la aportación y la     reflexión y en todo caso, en la ciencia, en la investigación o en     la tecnología,  una idea no es mejor por el número de     partidarios que tenga sino por la idea en sí misma, como     conocimiento nuevo o adicional o matizando a otros. No se trata de     aplastar ni de excluir sino de contribuir.

10. Cuando se ausente por más de una semana utilice alguna de las opciones para suspender el correo o para recibir solo resúmenes, con ello evita la lluvia de mensajes a la vuelta y posibles accidentes.

Preguntas a la lista.

1. No haga preguntas o solicite datos que usted mismo podría     obtener fácilmente y que están al alcance de su mano con solo     buscar un poco.
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3. No responda a preguntas hechas a la lista en la lista más     que cuando sea inevitable, y la respuesta tenga un interés general,     por ejemplo suministrando una dirección donde está la información     solicitada.

Si solo interesa al que hace la pregunta responda en privado a su dirección de correo. Veinte personas contestando a cada pregunta en una lista grande pueden colapsar rápidamente su buzón y la lista, y más si cada una origina alguna réplica, contrarréplica, etc.
13. Cuando  responda a  otra  persona,  no reproduzca su mensaje íntegro y mucho menos si este a su vez ha conservado los de los anteriores intervinientes con relación al mismo tema, conserve solo aquellos aspectos a los que haga referencia en su respuesta y borre  cualquier  cosa  que  no  sea motivo de respuesta o venga a cuento.
Tómese el tiempo necesario para editar la respuesta y a ser posible hágalo de modo dialogado, intercalando escuetamente los párrafos originales y las respuestas correspondientes.
A nadie le gusta leer un mensaje largo, recibido ya tres o cuatro veces, solo para ver al final una línea diciendo: "Si, yo también".
14. La mayoría de las listas no permiten enviar adjuntos por el peligro que supone de contener virus y por la sobrecarga para el sistema. Si necesita comunicar un escrito extenso tampoco es conveniente que lo envíe en el cuerpo de un mensaje. Lo mejor es que lo deposite en un lugar y envíe un mensaje a la lista haciendo un breve resumen de su contenido e indicando la dirección donde está.
15. Si necesita referenciar un trabajo lo mejor es que envíe la dirección URL donde se puede descargar y una breve reseña sobre su contenido y el interés que pueda tener. Evite los mensajes largos y de lectura farragosa. En cualquier caso si no puede evitarlo envíe un anuncio al principio del mensaje diciendo que se trata de un mensaje largo.
Utilice los puntos y aparte y una línea en blanco como separadora de párrafos, le dan un aire más ligero al texto.
16. A veces se envía un mismo mensaje a varias listas. Piense que como usted puede haber suscritos a todas o a varias de ellas y lo pueden recibir repetido, en ese caso conserve la línea de "asunto" igual par a todas y añada al principio una nota advirtiendo que ese mismo mensaje puede recibirse por varios conductos. 

17.Cuando dirija una pregunta  a la lista, solicite que se     le envíen las respuestas a su dirección personal. Después envíe     un resumen de las aportaciones recibidas a los que le han ayudado o     a la lista en su conjunto    

18. Cuando responda a un mensaje enviado a una lista de     discusión, verifique que está dirigiendo la respuesta a la persona     adecuada y no a la lista. Es una situación muy delicada la que se     produce si envía un mensaje personal a todo el grupo de la lista.

19.Conserve el mensaje inicial que le envían cuando se suscribe     a una lista, en él vienen las instrucciones para gestionar la lista     y para darse de baja o suspender la inscripción temporalmente si se     va de vacaciones o se muda de dirección de correo electrónico.
 

20.Utilice su cuenta personal y exclusiva para suscribirse a     una lista, no se subscriba utilizando una cuenta compartida, de la     oficina, el departamento, un amigo, familiar o de su cónyuge.     Aunque se ofrezcan a ello, al final todos se cansan de recibir sus     mensajes.

21. De vez en cuando subscriptores novatos, que no están     familiarizados con  las reglas de netiquette,  envían      solicitudes  de  suscribirse  o de darse de baja     directamente a la  lista.  Sea tolerante con este error y,     eventualmente, dé algún consejo útil en vez de ser intransigente  o sarcástico.
Igualmente, si está interesado en desuscribirse, no  envíe nada a la misma lista. Indague qué debe hacer en el mensaje  inicial que le enviaron al darse de alta, y si no lo conserva busque     en la información de la lista o pregunte al administrador por el  procedimiento para darse de baja, que habitualmente será enviar un  mensaje al servidor de la lista (autómata que lleva a cabo las  operaciones de gestión) con un sencillo mensaje del tipo:

Unsubscribe [nombre de la lista]

Recomendaciones para el uso de los teléfonos móviles durante alguna reunión presencial.

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Netiquette is not new; and yet, today new ways of improving virtual interaction are still developed.  In 1995, RFC 1855 set the first behavior standards for digital media. Plenty of these recommendations are observed to date. 

This document sets out to propose some basic recommendations in order to make ICANN virtual meetings more agreeable in spaces like the Adobe Connect Room, the e-mail exchange lists and the Wiki.  

Overall Participation Guidelines

• Try to enter the Adobe Connect Room at least five minutes prior to the beginning of a session. This will enable you to greet participants already in the room.

• Enter the AC room using your first and last names. Do not use a nickname. Thus, everyone will know who they are interacting with.

• Once you have entered the AC room, perform audio and video checks (a video check is not needed or recommended) by clicking on the corresponding set-up icons (these checks are necessary if you intend to participate and use the room audio at a later stage).

• When a speaker/lecturer is delivering a presentation, it is advisable not to use the chat so as to avoid any distractions or interruptions. It is also advisable to keep your video camera off.

• Questions can be posted on the AC chat during the presentation, but will be replied once the presentation has concluded. If you wish to make a comment and use audio, “raise your hand” by clicking on the corresponding icon in the upper left-hand section of your window.  Please wait until the moderator gives you the floor, and then enable your microphone. Make your comment and then make sure you have muted your microphone.  Please note:  to turn your microphone on/off, click on the icon in the upper left-hand section of your window. 

• Show respect by addressing other participants by their names, so that everyone will know who you are addressing. 

• When requesting the floor, please use your name, so that participants who do not know you can make reference to you, if needed. 

• Remember that sessions are recorded.

• Schedules are set in GMT UTC time (Greenwich Meridian Time), and each participant has to adapt them to their own local time zone by using the link included on the agenda so as not to be late or miss a session.

• All attendees (participants, moderators, speakers) will act on the basis of collaboration and good faith.

1. Recommendations regarding E-mail.

It is important to note some aspects that will result in a more effective and efficient communication.  On many occasions, details are overlooked and, hence, an e-mail does not meet the recipient's expectations and may lead to confusion.  Please remember that an e-mail is still a letter, similar to any other letter, the only difference being the communication medium through which it is sent. 

Here are some important tips to take into account when sending an e-mail:

1. 1.       Make sure the recipient’s e-mail address is correct.  With some many registered domains, changing only one letter may result in the message reaching an unintended recipient.  Also, the message may reach a company, but not the intended department or person.

2. 2.       Send only the message you want to convey, or the material you have been asked to send. Do not use a free communication system to send unnecessary documents or attachments that create more traffic on the web and waste the recipient’s time. 

3. 3.       Remember to complete the e-mail subject heading. This enables the recipient to have a clear and concise idea of the email content.

4. 4.       Your e-mail should have an opening greeting, a body and a complimentary close, just like a traditional letter. There is no reason why you should use different conventions in this type of message. Your register should not be more formal or more familiar [than that of a letter], unless you are writing to an intimate friend or a person that is close to you, in which case your register will be more informal.

5. 5.       Do not use other people’s e-mail addresses to send unsolicited correspondence or files.  E-mail privacy must be respected.  Do not give someone’s email address to third parties, unless you are authorized by the intended recipient.

6. 6.       Write clearly, concisely and correctly (without spelling mistakes) and do not write your entire message in capital letters.  Also, avoid using several font types, colors, smileys or emoticons.

7. 7.       When sending an e-mail to multiple recipients, use the blind carbon copy field to avoid disclosing recipients' e-mail addresses.

8. 8.       Sign. Do not send anonymous or incomplete messages.  At least, state your name after your message. You may include additional information, like your address, phone number, web site, etc.

9. 9.       If you have engaged in previous e-mail correspondence with the recipient, you may use the same e-mail string so as to keep details, important points or points of interest at hand.

10. 10.    As in a signed letter, initial and closing greetings are in order.  Include your contact information at the end of your message.

11. 11.    Using upper case is really bad-mannered.  Upper case looks as if you were shouting.  Therefore, avoid writing full paragraphs in upper case.  If you think the importance of a message justifies it, immediately reply briefly to an email message, to let the sender know you got it, even if you will send a longer reply later.

12. 12.    If someone asks you to send them a file, it is important to let them know the file size before sending it.  Take into consideration that not everyone has broad band access or a 5-Gigabyte e-mail box.

13. 13.    Avoid sending chain messages.  Virus and chain message alarms are intentional and aim at saturating servers as well as the net.

14. 14.    Watching cc's when replying is very important.  If the person sending the message addressed a long list of recipients, you should not follow suit.

Remember that the people with whom you communicate, including the web master of the pages you browse, are not paid or under the obligation to reply. If they do, they are acting out of courtesy.

Recommendations for E-mail Lists

In the case of discussion lists used to manage discussion forums based on email exchange, following appropriate netiquette guidelines is especially important, given that these services are particularly sensitive to abuse. Disorderly use may weaken the list, or else put an end to the list’s prestige or usefulness in an amazingly short time. This derives from the significant information flow circulated on the lists, their multiplier effect… and, above all, from the fact that lists are prone to sterile debates, fostered by abuse and poor management, which tire and deviate audiences from their focus of interest.

A good style guide is, therefore, an indispensable tool for an effective discussion list.

1. However, the first guideline regarding lists starts with your own area of interest.  Lists generate considerable message traffic and demand plenty of attention, as well as computer resources and message management tools.  Therefore, you should subscribe only to those lists of high interest to you, or in which you will be able to participate. 

2. Once you have joined a list, do not plunge into it - wait and take some time to observe how the list works, the tone of participants' interventions, the topics addressed and the overall environment.  Pay attention to what subjects are considered off topic.  Start participating only after you feel sure you are treading on firm ground and are at ease within the group.  

3. Read the general information on the list and identify the forum topics.  Identify the scientific, academic, professional topics and other topics specific to the list.  And restrict your communication to these topics.  Ignore, and avoid responding to, provocative interventions or digressions that simply lead to off topic replies.  If you want to reply, do so on a personal basis and off the list. 

Many times we subscribe to a list without a clear idea of its content because the list is an open subscription one.

1. If the list is a Listserv list, or has a data base of archived interventions, consult the data base and find out about the topics of your interest; even before your own intervention, you can check whether there are prior interventions on the same topic to avoid redundancy.

2. Before sending an open question to the list:

Check if there is a FAQs (Frequently Asked Questions) section.  Check if your question is on the FAQ list.

Consult the list owner in private. 

Post your question only if it is related to the list topics.  Senior members tend to get upset when seeing the same questions posted frequently.

Feel free to express your opinion on the list, but remember that this freedom has to be scrupulously respected in the discussions of proposed topics. This entails respecting:  a) the topic list for the discussion, b) the rules of procedure and time limits indicated.

However, this freedom should not be mistaken with questioning the list's rules of procedure.  You are to respect these rules at all times and observe the list owner's application thereof.  The list owner may set forth local netiquette specifications for their list. 

1. Remember that discussion lists have members from many countries.  In particular, discussion lists conducted in Spanish have members from the Latin American community and from Spanish-speaking communities in other countries.

Do not assume that participants will understand local references, references to films, football/soccer, cuisine, music, festivals, proverbs, etc. or the latest news in your country or region.  If you still choose to make a reference along these lines, please provide an explanation.

Do not take it for granted that people will understand geographic, idiomatic, cultural or climatic references of local, regional or national nature.

1. Quite frequently, someone subscribes to a list only to send an invitation, spread an idea, or publish a commercial announcement, with no intention to engage in a debate or exchange ideas/experiences.  This is called bombing.

Bombing is a common practice quickly detected by users, and seldom overlooked or forgiven.

Do not engage in this practice; if you do, take into account that list owners will usually react by limiting your access to the list or net, either totally or partially.

1. Do not make off topic comments or questions. Remember that list members have subscribed to address the list topics. If you do not respect this, then you are taking advantage of an audience which is not your own and are wasting everybody’s time.  Likewise, is somebody makes an off topic comment or question, do not reply or engage in a public discussion on account of this, or on the off topic subject, or on the appropriateness of the off topic intervention.  If at all, use your private e-mail to do this.

2. Sometimes, messages without a substantive content are posted on discussion lists. For instance, "I agree with...", or "Bravo, so-and-so! It was high time somebody said...,"' [followed by so-and-so’s exact message, be it verbatim or paraphrased, but without any substantive contribution to the previous idea].  Expressions of this nature do not contribute to the list's objectives, do not increase shared knowledge, reflection or experience... and foster a biased, confrontational and sectarian environment  where, ultimately, opinions are inhibited and some members feel intimidated or without the freedom to express their views.

Therefore, do to induce people to take sides, do not take sides groundlessly, avoid being sectarian and do not encourage “partisanship".  This sterilizes [sic] the list and sets a bad climate.  A list is not an assembly or a political ballot.  It is not about seeking confrontation, but participation, input, and reflection on science, technology, or research. One idea is not better than others simply because it has a larger number of supporters, but because of its value as an idea per se, as a contribution or supplement to existing knowledge.  This is not about crushing or excluding, but about contributing.

1. If you are going to be absent for more than a week, please use one of the tools available to suspend your e-mail correspondence or to receive only list summaries; thus, you will avoid a large amount of messages upon your return, as well as possible accidents [sic].

2. Do not pose questions or ask for information that you can easily obtain and is readily available after some research.

3. Do not reply to questions on the list unless it is unavoidable and your reply is of general interest. For instance, if you are providing and address where to find solicited information.  

Questions to the List

If your reply is of interest only to the person that posted the question, then use their e-mail address for a private response.  If twenty people respond to a question posted on a large list, e-mail boxes may collapse, especially if each reply triggers off a follow-up argument and counter-argument.

1. When responding to another participant, do not reproduce the entire message string, especially if the string contains all prior messages related to the same topic. Keep only those aspects of the message that are being referred to in your reply and delete any other section that is not relevant or related to your reply.

Take your time to edit your reply and, if possible, compose your reply in a dialog format, intercalating original paragraphs with their corresponding replies.

Nobody likes reading lengthy messages, already sent on three or four previous occasions, only to find a brief line at the end that reads:  “Me too”.

1. Most lists do not allow attachments to avoid virus risks and system overload.  If you need to send a lengthy text, it is not advisable to include it the body of your message.  The best course of action is to post it somewhere else and send a brief summary to the list, together with a link to access the original text.

2. If you need to make reference to previous work, the best course of action is to send the URL address from which to download this material together with a brief summary and a note on its relevance.  Avoid lengthy and convoluted messages.  If you cannot avoid them, include an announcement at the beginning of your message letting your audience know that a lengthy message follows.

Use full stops and leave a blank line between paragraphs; this makes text look less saturated.

1. Sometimes, the same message is sent to several lists.  Remember that, just like you, other people may have subscribed to all or several of these lists and may be receiving the same message repeatedly. In this case, keep the subject heading but include a warning note, indicating that the same message may be received through several conduits.  

2. When posting a question on the list, ask participants to send their replies to your personal e-mail address.  Afterwards, send a summary of the input you received to all respondents, or to the list as a whole.

3. When responding to a message sent to a discussion list, verify that you are sending your reply to the appropriate recipient and not to the entire list.  If you send a personal message to the whole list, then a very delicate situation may arise.

4. Save the subscription message for the list you join. It contains instructions to manage the list, unsubscribe, or suspend your subscription on a temporary basis while you are on holiday or change your e-mail address.  

5. Use your personal and exclusive e-mail account to subscribe to the list. Do not use a shared e-mail account, an office account, a departmental account, a friend’s account, or your spouse’s account.  Although they may volunteer their accounts, they ultimately get tired of receiving your messages.

6. From time to time, beginners that are not familiar with netiquette rules, inadvertently send unsubscribe messages or request to be deleted from the list. Please be tolerant of this mistake and, in any case, give them some useful advice instead of being intransigent or sarcastic with them.

1. Likewise, if you would like to unsubscribe, do not send such messages to the list.  Read the initial subscription message you received for instructions. If you failed to save this message, search for the relevant information on the list or consult the list owner about how to unsubscribe. Usually, this entails sending a brief message to the list server (automated management operation), such as:

Unsubscribe [list name].

Recommendations regarding the Use of Cell Phones during Face-to-face Meetings 

Cell phones have become a permanent communication tool. As such, they require the observance of the following etiquette rules, especially in public places, events, dinners and ceremonies.

Before an activity or event starts:

-      Turn off your cell phone or turn it to vibrate mode.

-      Do not use your cell phone photo or video cameras without prior authorization.

-      Avoid speaking on your cell phone.

-      Make sure your cell phone is not visible by others.

-      During important meetings, your cell phone must be off.  Do not take calls while you are attending the meeting.

-      If you have to take a call during a meeting, apologize, leave the room, and then take the call. Do not take the call in public.

-      Do not avoid taking a call whenever possible.