2018-11-07 New gTLD Subsequent Procedures PDP Work Track 5

Notes/ Action Items

Notes and Action Items:

1.  Welcome/Agenda Review/SOI Updates

-- None

2.  Initial Report Review

-- Report intended to incorporate recent comments on list and from ICANN63. Review certain changes made, per below notes:

-- Summary of recommendations added to the executive summary (p5)

-- Added data about geo names from the 2012 round (p12)

-- Seeking to get better clarity on the exceptionally reserved names list (p21)

-- Added a footnote about the Articles of Incorporation (p30)

-- Added a proposal from Katrin Ohlmer (p63)

-- Added text about currency codes (p73)

-- Added text about geographic indications (p74)

-- Question about city names over 1 million inhabitants. Answer: it is included in the report.

Emily Barabas: Marita, please see page 65 for proposal on large cities

-- Paul McGrady suggestion from ICANN63 - develop 1-2 page summary report, in addition to executive summary.

-- Goal is to try and have the executive summary to serve, at least in part, in the summary report role.

David McAuley: The summary of recs on pages 5-6 (in Word) are quite helpful additions

Jim Prendergast: i found the excel spread sheet that was prepared for WT1-4 that pulled out the key uestions posed to the community a useful tool for helping organize comments

Emily Barabas: @Jim, we will produce these for this report as well

-- Some support for executive summary to serve as summary of the report. Individual communities can develop additional resources as necessary.

-- Suggestion that the small summary report drafting team be abandoned as it seems to be a distraction at this point.

-- Additional data gathering. Is there anything additional needed prior to the Initial Report?

Emily Barabas: If the Work Track wants to do additional data gathering, it will be important to define the specific scope of what is needed

-- Review of comments from WT5 members that require input. In some circumstances, unclear what needs to change in response to these comments.

-- Comments from Robin Gross and Jorge Cancio that they disagree with recommendation to keep provisions for non-capital city names (p17). Could move to option or question of course. Is it inappropriate to have a recommendation on this topic? Could also have a recommendation as well as a question.

    -- Suggestion that it's a hot topic and warrants a question instead of a recommendation (Marita, Christoper).

Action Item: Pose question about whether rec 11 should be a recommendation or question on list.

Justine Chew: Summarize deliberations of WT5 on in city names - intended use then pose questions.

Emily Barabas: Note that deliberations, pros/cons and proposals are summarized in the deliberations section of the document

-- Deliberations are in section (f). Could add a question that points to the deliberations section.

-- Comment from Jorge Cancio, reducing restrictions on names, unclear what "unconditionaly available" means, and for whom (p 40). 

Action Item: Seek clarification on the comment above on list, about who made the comment and what the meaning might be.

-- Does this relate to the discussions around translations (e.g., country and territory names)?

    -- This item appears to refer to non-capital city names?

    -- Clarification that this item is only part of the deliberations (not a recommendation, or even a question).

- Comment from Jorge Cancio about applicants applying to the GAC to receive permission - what is the sense of the proposed solution, what is scope, how does it play with other requirements? (p41)

Action Item: Seek clarification on the proposal referenced above on list, about who made the proposal and if additional clarity can or should be provided.

- Comment from Christopher Wilkinson about a proposal to eliminate preventative protections and focus on curative protections instead. In a "curative" regime, objectors might be private parties. (p63).

-- May be appropriate to leave section as is and see if public comment is received. The concerns seem to be captured in the drawbacks, though staff will make sure.

-- If the concern is already captured in the drawbacks, can resolve comment. 

Justine Chew: @Martin, thanks, I would add "and community groups" to "public authority" on $ financial burden to file objection.  

Action Item: Christopher to review and revert on list.

-- Comments about a proposal put forward on page 75. What does the "bright-line" mean and will translate well? (p75) 

Action Item: Seek clarification on the proposal referenced above on list, about who made the proposal and if additional clarity can or should be provided.

-- Reviewing questions to pose to the community: (section e of the report)

-- The purpose is not to answer the questions but to determine if they are the right questions to ask. Also helpful to determine if other questions are needed.

-- Reviewing questions...

Action Item:  For question e1: Ask for input from people who 'considered' as well as applied.

Action Item: For question e2, note that the definition of a geographic name could be integrated into the AGB, as well as be utilized by the geo names panel. 

Action Item: For question e5, "other norms" should ask the respondent to specify what those norms are. Add a 4th bullet, "Others not categorized above".

Justine Chew: @Emily: thanks, may be a to use "...not categorized above...."

Justine Chew: *better to use

-- Suggestion to reverse order of the bullets in e5. Suggestion to review Jorge's comments from ICANN63 about "norms and values"

-- Are e3 and e5 related? Suggestion to move e4 above e3. 

Action Item: Review question order to determine if the above suggestion allows questions to flow better.

-- Question about what “commonly used language” means in proposals regarding translation. Further detail would be needed if it ends up as the selected proposal.

Action Item: e7: use the word “recommendation” instead of "decision" in the final sentence.

-- Seeking additional information around e8. If it can be answered through research, it could potentially be removed.

-- Belief that the list is in place, includes UK and EU for example.

Nick Wenban-Smith, Nominet: ref e8 I understand Jaap’s point is quite a technical one and hopefully we can resolve this and remove this line

David McAuley: typo on line 1 of e9 - letters of support 'on' non-objection

-- e10 asks about whether the use for non-captital city names is relevant. e11 asks for alternatives. In the event the preliminary recommendation on non-capital city names is removed, these questions will draw additional community input on the topic for further consideration.

-- How are external factors, like Board resolutions, captured in the report? Important to emphasize that external decisions to not necessarily set a precedent.

-- Suggestion to add reference to ISO 4217in question regarding non-AGB terms

-- Suggestion to note that if something is out of scope, where it is in scope (e.g., currency codes).

Emily Barabas: We can add a reference in the deliberations section to Board resolutions

Emily Barabas: @Christopher, we can add a reference to the ISO list of currency codes

Emily Barabas: (4217)

3.  AOB

-- None